UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES.


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1 UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. TRABAJO DE TITULACIÓN EXAMEN COMPLEXIVO PARA LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE MAGISTER EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS PROCESOS CONTABLES EN LOS NEGOCIOS INFORMALES EN GUAYAQUIL 2016 AUTOR: DOLORES DEL CONSUELO ORELLANA MIRANDA TUTOR: SOFIA LOVATO. GUAYAQUIL ECUADOR MARZO 2016

2 REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO ESTUDIO DE CASO EXAMEN COMPLEXIVO TÍTULO: Diseño de un manual de control interno para la optimización de la administración de los procesos contables en los negocios informales en Guayaquil 2016 AUTOR/ES: Dolores del REVISORES: Sofía Georgina Lovato Torres/Ana Consuelo Orellana Miranda María Guerra. INSTITUCIÓN: Universidad de FACULTAD: Ciencias Administrativas Guayaquil PROGRAMA: Maestría en Administración de Empresas con mención en Negocios Internacionales FECHA DE PULICACIÓN: NO. DE PÁGS: 56 +Anexos ÁREA TEMÁTICA: Aplicación de la Administración del Control Interno en la contabilidad. PALABRAS CLAVES: NIC, Normas Internacionales Contable SRI, Servicio de Rentas Internas. RESUMEN: Los negocios informales en la actualidad, deben ser considerados como un eslabón de importante aporte en la cadena productiva, que forma el sistema económico del país, su aporte y contribución al desempleo es indiscutible. Este trabajo de tesis tiene la intención de analizar cuidadosamente el comportamiento de los negocios y su operativa administrativa de control de riesgos contables, así como la facilidad de obtener información financiera confiable y oportuna. Para lo que hemos propuesto un diseño de Manual denominado Manual de Control Interno para la optimización de la administración de los procesos contables en los Negocios informales en Guayaquil N DE REGISTRO (en base de datos): DIRECCIÓN URL (estudio de caso en la web) N DE CLASIFICACIÓN: Nº ADJUNTO URL (estudio de caso en la web): ADJUNTO PDF: SI NO CONTACTO CON AUTORES/ES: CONTACTO EN LA INSTITUCION: Teléfono: Nombre: Teléfono: ii

3 CERTIFICACIÓN DEL TUTOR En mi calidad de tutor del estudiante Dolores del Consuelo Orellana Miranda, del Programa de Maestría/Especialidad Administración de Empresas con Mención en Negocios Internacionales, nombrado por el Decano de la Facultad de Ciencias Administrativas CERTIFICO: que el estudio de caso del examen complexivo titulado Diseño De un Manual de Control Interno para La Optimización de La Administración de los Procesos Contables en los Negocios Informales en Guayaquil. 2016, en opción al grado académico de Magíster en Administración de Empresas con Mención en Negocios Internacionales, cumple con los requisitos académicos, científicos y formales que establece el Reglamento aprobado para tal efecto. Atentamente Ing. SOFIA GEORGINA LOVATO TORRES MBA PhD (c) TUTOR Guayaquil, 16 de Marzo del 2016 iii

4 DEDICATORIA El presente trabajo está dedicado a mí, hijo quien con esa energía, gran perseverancia que lo caracteriza, me animo a terminar esta meta. iv

5 AGRADECIMIENTO Mi agradecimiento a Dios, porque en su generosidad me puso delante mucha gente de enorme corazón y voluntad hacia al prójimo, en la cual encontré una mano abierta para terminar este trabajo de tesis. Gracias dios por darme tanto. v

6 DECLARACIÓN EXPRESA La responsabilidad del contenido de esta Tesis de Grado, me corresponden exclusivamente; y el patrimonio intelectual de la misma a la UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FIRMA DOLORES DEL CONSUELO ORELLANA MIRANDA vi

7 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN PROBLEMA GENERAL PREGUNTAS SISTEMATIZACIÓN DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA JUSTIFICACIÓN TEÓRICA OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ESPECÍFICO PREMISA DESARROLLO MARCO TEÓRICO TEORÍAS GENERALES REFERENTES EMPÍRICOS MARCO METODOLÓGICO ANÁLISIS Y RESULTADO DE LAS ENCUESTA GESTIÓN DE DATOS CRITERIOS ÉTICOS RESULTADOS DISCUSIÓN PROPUESTA SOLUCIÓN PROPUESTA vii

8 4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIÓN GENERAL RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA ANEXOS viii

9 ÍNDICE DE ILUSTRACIONES Ilustración 1: Árbol de Problemas Ilustración 2: Control de administración interna Ilustración 3: Alternativas del negocio Ilustración 4: Contar con manual de control interno Ilustración 5: Influencia de un manual de control interno Ilustración 6: Implementación de técnicas Ilustración 7: Ramas y Grupos de Trabajos Informales ix

10 ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1: CDIU del Estudio del Caso 43 x

11 RESUMEN Los negocios informales en la actualidad, deben ser considerados como un eslabón de importante aporte en la cadena productiva, que forma el sistema económico del país, su aporte y contribución al desempleo es indiscutible. Este trabajo de tesis tiene la intención de analizar cuidadosamente el comportamiento de los negocios y su operativa administrativa de control de riesgos contables, así como la facilidad de obtener información financiera confiable y oportuna. Para lo que hemos propuesto un diseño de Manual denominado Manual de Control Interno para la optimización de la administración de los procesos contables en los Negocios informales en Guayaquil xi

12 ABSTRACT Nowadays, informal businesses must be considered as an important contribution of the production that forms the economic system of a country, its contribution to the unemployment is indisputable. This thesis report has the aim to carefully analyze business behavior and its operational administrative control of accounting risks, also the ease of obtaining reliable and timely financial information. Due to this, It is proposed a design manual denominated Manual de Control Interno para la optimización de la administración de los procesos contables en los Negocios informales en Guayaquil xii

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14 1. INTRODUCCIÓN Entre los factores más mencionados para la existencia de la economía informal a nivel mundial, encontramos el subdesarrollo de los países, que involucran ineficiencias en el mercado y que trae como consecuencia desigualdad salarial y la pobreza. El Banco Mundial considera que la existencia de la economía informal se debe en buena medida a los altos costos laborales y a una burocracia demasiado compleja, que frenarían las posibilidades de desarrollar una actividad económica en el marco formal, bajo la regulación laboral establecida. Generalizadamente en América Latina la informalidad aporta a la economía de los países, pero es in-negable que responde a escases de empleo digno y bien remunerado y se convierte en la toma de oportunidad de las desventajas de que se pierden en la legalidad, ya que estos emprendimientos, para no entrar en la burocracia de trámites y costosos recargos, nacen y se mantienen como pequeños negocios informales, lo que les permite modestamente sobrevivir. Esto nos lleva a planteamos una incógnita Los negocios informales en Ecuador un problema social o una solución?, entonces nuestro análisis es; la informalidad nace de un problema social, pobreza, exclusión social y desempleo que provocan desigualdades sociales que los individuos en afán de sobrevivir utilizan su ingenio y emprenden negocio de manera informal como solución y de esta manera contribuyen a la economía del país. Algunos estudios encontrados en nuestra investigación, se han ocupado de la investigación del sector informal, gobiernos de países como África Occidental, han creado escuelas donde forman a los profesionales informales, el nuestro por ejemplo ha creado instituciones que se están ocupando del emprendimiento 13

15 Un estudio auspiciado por el SRI denominado Análisis de Informalidad en Ecuador sirve como referente para nuestra propuesta, habla del concepto de informalidad de América Latina y concretamente en Ecuador, haciendo énfasis claro, como era de esperarse a la dimensión tributaria, pero nos deja en claro el importante aporte que puede dar este sector a la economía de un país. Aunque no es nuestra intensión profundizar en el estudio de la informalidad, sino más bien, investigar si podemos contribuir de alguna manera en la organización de aquellos emprendimientos que están teniendo éxito y que han sido denominados por la entidad tributaria como obligados llevar contabilidad por lo significativo de su ingresos. En conocimiento que estos negocios se caracterizan por intensiva mano de obra, escasos recursos de capital, manejo de herramientas manuales y en la mayoría de los casos, no requiere de capacidad instalada por tanto no necesita enormes capitales de trabajo. En este sentido operatividad del trabajo funciona con bajo nivel de organización, poca delegación de trabajo, la utilización de los bienes, servicios y propiedades no es separada entre el negocio y lo personal, razón por lo que consideramos que aportar a los negocios informales de Guayaquil, una herramienta que ayude a fortalecer sus cimientos administrativos contables será de gran ayuda. En la actualidad la aplicación de controles, lineamientos y normativas en general facilitan el trabajo de la prevención de riesgos y la consecución de información oportuna a los administradores de negocios, cuando se tiene direccionamientos establecidos y se conoce las responsabilidades se puede confiar en el resultado de las tareas a ellos asignadas y el trabajo de auditoría interna se convierte en un simple monitoreo y seguimiento del cumplimiento de los manuales de funciones y aplicativos de control que se hayan establecidos. De esta forma tanto 14

16 los administradores como la alta dirección, confían en la calidad profesional de cada uno de los miembros del equipo, y estos a su vez tienen la oportunidad de desarrollar mejor sus habilidades y poner en práctica sus conocimientos, así como también pueden hacer una ordenada obtención e inversión de recursos necesarios para el negocio. Los negocios que posean un manual de control, en donde se sientan políticas, procedimientos, definen funciones y pasos a seguir para la realización de tareas, son más exitosos y sus operaciones contables, financieras y administrativas son la base para prestación de un servicio efectivo a los más altos niveles de dirección. 15

17 Objeto de Estudio El objeto de estudio, es el control interno en los pequeños Negocios Informales de Guayaquil. En conocimiento de que todo negocio, corre riesgos de eventos internos y externos en sus actividades diarias y que estos eventos pueden ocurrir de manera imprevista e involuntaria, como también pueden ser provocados por una falta de control, planificación o lineamientos establecidos por la administración de cualquier tipo de negocio, la idea es estudiar o analizar de alguna forma estos procesos en este grupo objetivo. Los eventos internos pueden ser minimizados, las grandes empresas toman medidas contra estos eventos y disminuyen su exposición al riesgo. Sin embargo pensamos que los negocios de personas naturales informales, tiene una mayor exposición al riesgo, porque no son muy previsivos y adolecen de control interno en sus procesos. Campo de Investigación El campo de acción será la aplicación de los componentes del control interno, (ambiente de control, valoración del riesgo, actividades de control interno, información comunicación y monitoreo), para un negocio informal especifico, y la preparación de políticas contables generales y específicas, llevadas a un manual, con el fin de que puedan servir de guía o mecanismos, que acredite razonablemente la seguridad de los procesos contables en los negocios informales. La idea es identificar los procesos claves que deben ser afectos de control como; funciones, responsabilidades, normas y reglamentaciones básicos a cumplir, con la finalidad de que cuenten con una herramienta que ayude a reducir los riesgos implícitos en las transacciones contables diarias que surgen de las negociaciones con otras 16

18 empresas privadas y públicas que deberán ser incluidas por el departamento de contabilidad y finanzas para el buen manejo de la contabilidad del negocio. 1.1 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN PROBLEMA GENERAL De qué manera el Manual de Control Interno, mejora la optimización de la administración de los procesos contables en los Negocios informales en Guayaquil? PREGUNTAS SISTEMATIZACIÓN Cómo mejorarán las políticas contables y la optimización de la administración, en los Negocios informales en Guayaquil? De qué manera las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), mejoran la optimización de la administración en los Negocios informales en Guayaquil? De qué manera los procedimientos mejorarán la optimización de la administración de los procesos contables, en los Negocios informales en Guayaquil? 1.2 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA Este trabajo propone diseñar un manual de control interno para los negocios informales, el universo la ciudad de Guayaquil Ecuador y podrá ser usado desde el La siguiente (Ilustración 1) árbol de problema, describe con mejor enfoque las causas y efectos del problema planteado. 17

19 PROBLEMA CENTRAL Hemos tomado para nuestro análisis particularmente el negocio de una persona natural, que se encuentra obligada a llevar a llevar contabilidad, las mismas que de acuerdo al estudio realizado tiene problemas en su control interno. Ilustración 1: Árbol de Problemas Robo o Fraude Equipo y Talento humano subutilizado Pérdida de oportunidades en negocios Repuesta Ineficiente Pérdida de Dinero Desperdicio de recursos Retraso en los Procesos Procesos ineficientes y riesgosos Desconocimiento Norma Exceso de Confianza Desorganización Segregación de Funciones contable Políticas Procedimiento Elaborado por: Dolores Orellana; Fuente propia Causas: Exceso de confianza.- En general los propietarios de negocios de carácter informal, suelen entregar información confidencial a sus empleados, basado en relaciones familiares o de amistad, lo que en la mayoría de ocasiones es una exposición al riesgo, que al no tomar las medidas adecuadas este personal puede caer en el abuso de confianza. 18

20 Desconocimiento Normas Contables.- Esto negocios que en muchos casos cuentan con un contador, no hacen énfasis en la aplicación de la normativa contable, las mismas que sin lugar a dudas ayudan a dar un direccionamiento a los procesos contables del negocio y la transparentan los resultados de la información financiera que les sirve para la toma de decisiones. Desorganización.- Es clara la carencia de políticas y procedimientos en estos negocios, porque no cuentan con una herramienta práctica, que permitan dar a conocer los lineamientos y responsabilidades de cada actor de los procesos o actividades a realizar. Segregación de Funciones: En este tipo de negocios, usualmente el personal no se encuentra en total conocimiento de sus funciones, lo cual genera duplicación de trabajos o que simplemente que no se lo realice, por ejemplo que el cobro de cliente lo registre la misma persona que recepta el dinero. Efectos: Pérdida de dinero.- Como consecuencia de no tener un control interno en los controles contables, aparece el abuso de confianza, el personal substrae dinero del negocio de forma adveraría, que luego oculta con transacciones inexistentes que la gerencia desconoce y de las cual no tiene control alguno. Desperdicios de recursos.- A consecuencia de un mal manejo financiero administrativo, al personal que conforma el equipo de trabajo, le toma mucho más tiempo en realizar sus tareas, y es necesario que el equipo se agrande in-necesariamente, debido a que no encuentran formas eficiente para la realización del trabajo, terminando en la sub-utilización del equipo de trabajo. Retraso en los procesos.- No contar con información oportuna, conlleva a una amenaza de pérdidas de oportunidades de negociación y 19

21 repuestas ineficientes, dado la importancia que tiene la información a la hora de tomar decisiones esta, pone en riesgo la generación de futuras negociaciones. 1.3 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA Factores como entrar en mercados globales obligados por la dolarización, la crisis económica mundial, los avances de la tecnología, las cambiantes tendencias de los consumidores en el mercado para la adquisición de bienes y servicios, traen incertidumbres sobre el comportamiento de los negocios y su competitividad, provocando variaciones en la demanda, que obligan a los negocios a cambiar sus estrategias y a reaccionar rápidamente ante estos cambios. El tema propuesto busca, mediante la aplicación de la teoría y los conceptos relacionados a la optimización de la administración de los procesos contables en los negocios informales en la ciudad de Guayaquil, mejorar la exposición que tienen dichos negocios, respecto a la obtención de información y controles contables establecidos, considerando que no poseen políticas y procedimientos establecidos en un manual, también busca enfatizar la importancia que tiene el control interno plasmando los lineamientos que se deben seguir para la preparación de los estados financieros herramientas elementales en la toma de decisiones empresariales. La herramienta diseñada propone a los negocios informales disminuir su exposición al riesgo, provisionando de alguna forma una solución a la carencia de control interno METODOLÓGICA 20

22 Desde el punto de vista metodológico este trabajo se sustenta con una investigación de mercado a través de encuestas realizadas a los propietarios de negocios informales respecto a su apreciación sobre el Manual de control interno Práctica Con la realización de este tema planeo fortalecer mis conocimientos acerca manejo administrativo contable, manual de contabilidad y el buen manejo de control interno que se debe tener en este tipo de negocios, la identificación de las consecuencias que puede ocasionar pérdidas significativas en la prestación de servicios o venta de bienes y su efecto en los estados financieros. Además de lo anteriormente mencionado, está la obtención de mi título académico de maestría en administración de empresas con mención en negocios internacionales. 1.4 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL A través de una encuesta a propietarios de negocios informales y adicionalmente tomando como piloto un negocio real, realizar una evaluación de control interno, que nos ayude a investigar sobre la necesidad de control interno que tienen los negocios informales OBJETIVO ESPECÍFICO. Mediante el estudio de la metodología del control interno y sus componentes, así como la identificación de políticas contables, efectivizar los controles internos y disminuir los riesgos en los negocios informales en Guayaquil. Mediante el uso de los componentes del control interno, determinar el estado de riesgo y control que poseen los negocios informales, así como las 21

23 expectativa de los propietarios de estos negocios respecto a una herramienta que facilite el control de su administración. Diseñar una herramienta plasmada en un manual, en base a los componentes del control interno y políticas contables, que aseguren razonablemente los riesgos y que ayuden a eliminar procesos ineficientes en la operatividad contable administrativa de los negocios informales en Guayaquil. 1.5 PREMISA Partiendo de la premisa de que los propietarios de pequeños negocios informales, tienen muchas dificultades para administrar su negocios de manera eficiente y segura, hemos considerado necesario proponer una herramienta de control interno, plasmada en un manual que minimice los riesgos y asegure la calidad de los procesos administrativos contable de los de los mismos. 22

24 2.1 MARCO TEÓRICO TEORÍAS GENERALES 2. DESARROLLO DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO Un sistema de control interno constituye el conjunto de todas las políticas y procedimientos que la entidad plantee como control interno a la cual la administración debe adaptarse asegurar el logro de los objetivos, siguiendo una ordenada y eficiente línea de negocio en lo que sea posible, esto incluye políticas de administrativas, salvaguardas de los activos, prevenir y detectar fraudes y errores, procurar la precisión e integridad de los registros contables así como su oportunidad en la preparación y obtención de la información financiera confiable. Esta definición refleja que es un proceso que constituye un medio para un fin, que es el de salvaguardar los bienes de la entidad. Es y debe ser ejecutado por todas las personas que conforman una organización, no se trata únicamente de un conjunto de manuales de políticas y formas, sino de personas que ejecutan actividades en cada nivel de una organización. El control interno proporciona solamente seguridad razonable, no seguridad absoluta, acerca del desarrollo correcto de los procesos administrativos y contables, informado a la alta gerencia y al consejo de una entidad. Está engranado para la consecución de objetivos en una o más categorías separadas pero interrelacionada. (Estupiñan, 2006) [1] En conclusión el Control Interno es una práctica de aplicación de políticas, principios y procedimientos que las empresas adoptan como recurso para el logro de sus metas planificadas y la consecución de sus objetivos propuestos, con el fin 23

25 de salvaguardar los recursos y bienes económicos, financieros, tecnológicos a través del uso eficiente y aplicando normativas vigentes, así como las políticas establecidas. También previene desembolsos indebidos de fondos y ofrece la seguridad de la no contratación de obligaciones no autorizadas e injustificadas IMPORTACIA El control interno es importante en una organización, porque asegura razonablemente la consecución de los objetivos de la organización, así como a través del control interno, se previene la integridad de la información que se requiere para la toma de decisiones en las operaciones del negocio. Asegurando que los bienes disponibles, sean utilizados de forma eficiente, con criterios técnicos que permitan la factibilidad de su integridad, custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos. Eficiente, basado en criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos EL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Es un plan de organización que debe ser adoptado por cada entidad, tomando en forma independiente un conjunto de procedimientos y acciones preventivas y correctivas los cuales, establecidos en forma adecuada, apoyan al logro de los objetivos administrativos como; permitir a la gerencia mantenerse informado de la administración de la empresa, coordinar funciones del personal en general, controlar el logro de los objetivos establecidos, definir que los funciones se estén ejecutando en forma eficiente y ayuda controlar que los equipos y entidad en general estén cumpliendo las políticas establecidas. 24

26 EL CONTROL INTERNO CONTABLE El Control Interno Contable proviene del Control Interno Administrativo, ya que es quien de su sistema de información provee información para la generación contable. Los principales lineamientos para que el Control interno contable sea eficiente provienen del administrativo, le toca al control contable verificar y asegurarse que las operaciones sean registradas en forma integral, oportuna, con la correcta valuación, cuando ocurren, revelar y presentar en forma transparente, adecuada y accesible. Todas las operaciones que se realizan en la entidad deben demostrar de manera fehaciente, la existencia y pertenencia, significa que es posible verificarlos a través de conteos físicos y cruce de información. Objetivos.- El objetivo del control Interno, es asegurar con un plan de organización, métodos, políticas y procedimiento la preservación y buen uso de las propiedades de la empresa. Con el Control Interno no podemos evitar que se realicen malas prácticas por parte de los ejecutores o responsables de los procesos en una organización, sin embargo si se pueden tomar medidas correctivas en tiempo y previniendo de pérdidas importantes por falta de integridad y control a la entidad. Objetivos del Control Interno que podemos mencionar: Salvaguardar los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias. Asegura la exactitud y veracidad de los registros y datos contables financieros, utilizados en la operatividad del negocio que ayudan a la adecuada toma de decisiones. Motiva e Incentiva la eficiencia en el uso de los recursos. 25

27 Promueve el seguimiento de las prácticas decretadas por la administración. Evalúa y vela por la seguridad y calidad del mejoramiento continuo de los procesados en general. Adopta medidas de precaución y protección para los activos físicos de forma adecuada. Determina lineamientos para evitar que se realicen procesos no autorizados. Genera cultura de uso del control en todos los niveles organizacionales PRINCIPIOS Medir los resultados obtenidos y confrontarlos con los controles establecidos analizando si se dieron desviaciones es la forma de determinar si los controles se han cumplido. Los siguientes principios es importante tenerlos en cuenta para una buena aplicación del control interno: Equilibrio y delegación de responsabilidades, dotación de recursos necesarios. Que los controles establecidos estén orientados al logro de los objetivos y hayan medidas de desempeño para evaluar cumplimiento. Oportunidad que sucedan o se pongan en el momento preciso para lograr su efectividad. Que prevenga desviaciones para evitar ocurrencias. Debe aplicar el principio de excepción, específicamente hacia lo necesario, a fin de genere reducción de costos y tiempo. Independencia. Por qué los aplicados por el control no deben estar involucrados en la observación de los mismos. 26

28 Amigable con la naturaleza es decir que preserve el medio ambiente INFORME COSO El informe COSO es la aplicación de un proceso de medición del control interno que lidera la cúpula de la administración, pero que involucra a todo el equipo de una organización, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable de la consecución de los objetivos de acuerdo a los siguientes puntos: Eficacia y eficiencia de las operaciones Confiabilidad de la información financiera emitida. Cumplimiento de leyes y normas que sean aplicables EFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO Un ambiente de control es eficiente, cuando garantiza un grado de alta ética y moral para el desarrollo, excelencia y fortaleza de los controles. La otra cara de la moneda es que al no cumplir estas condiciones debilite el desarrollo de los procesos de control. Esto porque aun cuando el control interno tenga el mejor diseño, solo puede asegurar una seguridad razonable de la consecución de los objetivos. El sistema de control Interno tiene 5 componentes: Ambiente de Control.- Es una plataforma de actitudes que presente la gerencia y los demás colaboradores de la empresa ante el establecimiento del Control Interno. Este elemento constituye la base en que se fundamentan los demás componentes del control interno, para generar parámetros de disciplina, valores éticos y estructura organizacional. 27

29 Evaluación y riesgo.- Es identificar los riesgos más relevantes que pueden afectar en la consecución de los objetivos de la empresa. Involucra factores externos como cambios en la economía, la industria y leyes requieren alternativas de control. Actividades de Control.- Consiste en asegurar que se esté tomando las directrices administrativas y acciones necesarias para manejar los riesgos, alineados siempre a la consecución de los objetivos. Información y comunicación.- Mantener un sistema de información eficiente y eficaz es decir que sea capaz de proveer información oportuna y acorde a la necesidad de la empresa. Monitoreo.- Durante el curso de las operaciones deben haber revisiones, evaluaciones y mediciones al control interno, para de esta manera asegurar que esté funcionando direccionado a la consecución de los objetivos. Factores del ambiente de Control Los valores éticos y la integridad son identificados como los principales factores del ambiente de control, los incentivos y las tentaciones, la comunicación con falta de moral o maliciosa, compromisos para la competencia, puntos que reflejan la filosofía y estilo de la dirección, una buena estructura y el plan organizacional aportan al enriquecimiento de un buen ambiente de control TEORÍAS SUSTANTIVAS POLÍTICAS CONTABLES Política es la línea de conducta que mantiene la compañía, y que sirve para describir su actitud, continuada en el tiempo, a la hora de enfrentarse a distintitas situaciones. Pueden existir políticas de diversos tipos en la organización como: 28

30 política de tesorería, política de atención al cliente, política de talento humano, política contable, política de reparto de inventarios, entre otras. La Ética es el conjunto de principios y normas morales que regulan cualquier relación, conducta o actividad humana. (Sinnexus, 2015) Una política se define en función a la necesidad, actividad y naturaleza de la compañía, no debe convertirse en una camisa de fuerza, pero una vez implementada debe cumplirse a cabalidad. Las políticas pueden ser modificadas, pero solo a través de un organismo regulador y con autoridad dentro de la empresa, para lo que deben existir razones debidamente justificadas y probatorias para su cambio o modificación. Las políticas pueden estar acompañadas en su definición por lo dispuesto en una norma contable por ejemplo la (NIC) Normas Internacionales de Contabilidad, las mismas que aunque su uso, no es obligatorio para este tipo de negocios en el país, no es por demás resaltar que son elementales en la preparación de un Estado Financiero. Por otra parte, en el Ecuador existen entidades de control, leyes y cuerpos normativos que se encargan de la regulación, supervisión y buen funcionamiento de los negocios y que también aportan en definición de una política PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEFINICION DE PROCEDIMIENTOS El procedimiento es el conjunto de actividades que se deben ejecutar en los procesos para obtener un fin determinado, es decir, son los pasos que indican la manera de cómo hacer las tareas. Establecen metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo, en el cual se integran 29

31 las funciones y responsabilidades del personal, además muestra los métodos o formas de proceder en las actividades de una manera más puntualizada dando un comienzo y fin de cada operación. J.Carreto (pag.web). Un procedimiento.- Es un mecanismo de actuaciones progresivas, que ayuda a elaborar pasos a paso o etapa por etapa operaciones encadenadas a relacionar entre si un proceso con otro para obtener una función específica. Cada una de estas etapas cumple diversas actividades como podrían ser; desarrollo, mantenimiento, investigación, control, gestión, producción, venta, compra, cuentas por cobrar o pagar en relación al área al que pertenezca el procedimiento. Se definen como planes porque establecen métodos habituales de manejar actividades futuras. Son verdaderos guías de acción más de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. Según (Melinkoff R., 2003), (R.)"Los procedimientos consiste en enunciar de forma detallada detalla cada una de las actividades a seguir en un proceso determinado, por medio del cual se garantiza la disminución de errores" OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS El objetivo principal de los procedimientos es la obtención de la mejor forma de hacer una determinada actividad, considerando los factores como el tiempo, esfuerzo y dinero. Gómez F. (1993) (p.61) IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS La importancia de los procedimiento radica en que se mantengan perenne a lo largo de la organización, sin importar cuan riguroso se vuelva cada vez, ante la 30

32 apreciación de los niveles más bajos, que pueden apreciarlo como molestoso y cansón, sobre todo cuando este lo somete a tener que cambiar la forma de hacer las cosa. Aunque vale anotar, que en los trabajos rutinarios puede lograrse una mayor eficiencia cuando están ordenandos de una sola forma. Los procedimientos son la carta de representación de una empresa cuando esta se identifica por una forma ordenada de proceder a realizar los trabajos que ejerce administrativamente para su mejor desenvolvimiento en cuanto a las actividades dentro de la organización. (Biegler J., 1980) CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS Se describen como características las siguientes: De aplicación particular, dependen de cada situación en específico. Continuos y Sistemáticos, elementales en los trabajos que se repiten. Flexibles y elásticos, se adaptan a las situaciones de la empresa. Se enfocan en las siguientes características de procedimientos: Conocido como un sistema, aunque sea la reunión de procesos. Método individual, ejecuta y determina actividades de trabajo. Actividad específica, se lo realiza en cada puesto de trabajo ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS Los procedimientos se estructuran de la siguiente manera: Identificación.- Este título que contiene la siguiente información; Logotipo de la organización, denominación y extensión (general o específico) de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma; lugar 31

33 y fecha de elaboración; número de revisión; unidades responsables de su revisión y/o autorización; índice o contenido relacionado con los capítulos que forman parte. Introducción.- Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, área de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Objetivos de los procedimientos.- Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos. Responsables; Unidades administrativas y/o puesto que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases. Políticas o normas de operación; En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan para facilitar la cobertura de responsabilidades que participan en los procedimientos PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Un concepto importante establecidos por los autores Munich G. Y Martínez G (1979) Se consideran que los procedimientos administrativos: "Permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y específicas". (p.99) Desde otra perspectiva Terry & Franklin (1993) Se definen que los procedimientos administrativos son: "Una serie de tareas relacionadas que forman la secuencia establecida en ejecutar el trabajo que va a desempeñar". (p.32) Ante lo relacionado en las citas del párrafo anterior se puede conceptuar el procedimiento administrativo como un instrumento que apoya la realización del trabajo cotidiano en donde se consigna, en forma metódica las operaciones de las funciones. 32

34 mismos: La importancia de los procedimientos administrativos radica en que los Establecen el orden lógico que deben seguir las actividades. Promueven la eficiencia y la optimización. Fijan la manera como deben ejecutarse las actividades, quién debe ejecutarlas y cuándo BENEFICIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS Se describen los siguientes beneficios que consisten en: Aumento del rendimiento laboral. Permite adaptar las mejores soluciones a los problemas. Contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la organización MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Los manuales de procedimientos se definen: "Son documentos que registran y trasmiten, sin distorsiones, la información básica referente al funcionamiento de las unidades administrativas; Además facilitan la actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las funciones". Gómez. (Op.cit) (p.125). Es decir es una herramienta que da lineamientos para la ejecución de las distintas tareas en diario accionar del trabajo. 33

35 OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Los manuales de procedimientos en su calidad de instrumento administrativo tienen como objetivo: Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo, para evitar alteraciones arbitrarias. Determinar sencillamente las responsabilidades en fallas o errores. Facilitar labores de auditoria, evaluación del control interno y vigilancia Aumentar la eficiencia indicando a los empleados, como, que y cuando deben hacer las cosas. Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS Administrativo (va): persona que tiene por oficio administrar. Despacho: Acción o lugar de despachar, Entrada: Acción o sitio donde se entra. Importación: Ingreso legal de bienes y servicios extranjeros al país. Materiales: bienes/activos para conformar otro. Recepción: Recibir o entregar el material o activos en los almacenes. Registro: Formato donde se describen los pasos a llevar a cabo. Reporte: documentos que sustentan la actividad que ha realizado. Salida: forma de despacho de la mercadería. 34

36 2.1.3 REFERENTES EMPÍRICOS Realizada una revisión a nivel bibliográfica sobre este caso de investigación, se encontraron algunos trabajos que aportaron información apreciable que fue de ayuda para definir y delimitar la investigación que se presenta. En este sentido se tiene que el Servicio de Rentas Internas, (SRI) en el 2014, realizó un análisis de informalidad en Ecuador, cuyo objeto fue el diagnóstico para determinar si existen controles en la administración financiera contable en aquellos locales informales. El sector informal ha tendido a seguir y responder, en lugar de ser guía y cabecilla en la economía. Si bien, éste ha respondido al crecimiento de las rentas tanto en la agricultura como en la dinámica económica urbana, también ha sido un suplemento en el aumento del gasto del consumidor. Del mismo modo, ha proveído de innumerables oportunidades en la obtención de ingresos adicionales en aquellos países donde el desarrollo industrial ha sido débil, y como consecuencia, lo ha sido también la generación de empleo suficiente para su población trabajadora. Marx había argumentado que la informalidad era la parte de la economía más vulnerable y explotada de lo que él llamaba el sistema capitalista; y más recientemente, la visión de que todos los esfuerzos por mejorar el desarrollo de las pequeñas y microempresas en este entorno serían más que inútiles, ya que sólo la existencia de cambios estructurales en la economía podrían mejorar su colocación. Los gobiernos, especialmente en el este y sudeste asiático, han visto a la informalidad como la antítesis de la modernización y una forma de perpetuar el subdesarrollo con técnicas y métodos tradicionales en la producción. Por otro lado, también la informalidad ha sido relacionada directamente con la urbanización de 35

37 las ciudades, y que al mismo tiempo, abre un espacio para el mercado negro, el narcotráfico y comercio ilegal. El sector informal surge como resultado de la presión ejercida por el excedente de oferta de mano de obra y la insuficiente creación de empleo. Ante la necesidad de sobre vivir, la gente se ve obligada a buscar soluciones de baja productividad - bajos ingresos y se dedica a producir o vender algo. En las principales ciudades latinoamericanas, el proceso de industrialización, el crecimiento demográfico y las migraciones del sector rural al sector urbano que se han producido en los últimos años ha ocasionado limitaciones de las economías para absorber el incremento de la fuerza de trabajo situación que ha sentado paulatinamente las bases para el aparecimiento de la informalidad en diversos sectores como son el empleo y la vivienda. El concepto de informalidad, apareció como concepto económico hace aproximadamente 30 años, sin embargo, sigue generando polémica por su utilización por parte de académicos y políticos. En un principio, se ha visto a la informalidad como un sector marginado, en términos de su posición y su contribución a la economía. De la lectura de los diferentes estudios que sobre informalidad existen, se puede decir que el trabajo informal puede ser: a) Trabajadores por cuenta propia dueños de sus propias empresas del sector informal; trabajan por cuenta propia, solos o con una o más personas adicionales, tienen un empleo independiente, no contratan a personas asalariadas de manera continua, sus socios pueden ser o no miembros de la misma familia. b) Empleadores dueños de sus propias empresas del sector informal; Trabajan por cuenta propia, solos o con una o más personas adicionales, tienen un 36

38 empleo independiente pero a diferencia de los por cuenta propia, contratan una o varias personas como asalariados para que trabajen para ellos pero no los registran en los sistemas de seguridad social. c) Trabajadores familiares auxiliares, independientemente de si trabajan en empresas del sector formal o informal; son aquellos trabajadores que tienen un empleo independiente en un establecimiento con orientación de mercado, dirigido por una persona de su familia que vive en el mismo hogar, pero que no pueden considerarse como socios, trabajan en forma parcial, no están registrados en los sistemas de seguridad social ni perciben salario. d) Asalariados; se consideran asalariados a los trabajadores del servicio doméstico, que tienen una actividad establecida, un horario de trabajo impuesto por su patrono, que recibe un salario por sus servicios pero que no está registrado en la seguridad social ni goza de los beneficios adicionales de los trabajos formales. e) Productores; trabajadores por cuenta propia que producen bienes exclusivamente para el propio uso final de su hogar. El Proyecto de Ley de Defensa de los Comerciantes Minoristas y Trabajadores Autónomos señala que, en Ecuador, existen aproximadamente hombres y mujeres que sobreviven y mantienen a sus familias a través del trabajo informal o mediante actividades que no se encuentran bajo relación de dependencia. Estos hombres y mujeres desarrollan todo tipo de estrategias de sobrevivencia fuera de los canales formales del mercado laboral. La economía informar debe ser entendida como parte de un todo más amplio, que debe incorporar a las políticas económicas pasadas, a la estructura socioeconómico y al contexto económico global. Un gran porcentaje de estos trabajadores son mujeres adolescentes y niños y niñas, y ancianos que no son parte de trabajos formales. Estas 37

39 modalidades de trabajo precario, no reconocidas, están al margen de la protección del Estado y por ello han sido los sectores más vulnerables tanto en la violación de sus derechos como en sus precarias condiciones de vida. El proyecto ley pretende reconocer y proteger el trabajo autónomo en los espacios públicos determinados. Prohibir toda forma de decomiso, confiscación, privación, retención, incautación, apropiación, expropiación, requisa, desposeimiento, dispuestos mediante ordenanzas municipales de los productos, materiales, equipos, herramientas y/o capital de trabajo de los trabajadores autónomos, por cuenta propia, comerciantes minoristas, vendedores ambulantes y microempresarios. Las ordenanzas municipales, decretos ejecutivos, reglamentos o leyes que establezcan estas medidas quedan sin efecto jurídico. Las administraciones de las dos principales ciudades del país como son Quito y Guayaquil, han expedido sus propias ordenanzas entorno a la informalidad. Así el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito prohíbe el trabajo informal en espacios públicos no regulados para el efecto. A fin de recuperar el espacio público en el área histórica patrimonial, el Municipio a través de la Unidad Ejecutora del Comercio Popular, asumió el proyecto de Reordenamiento y Modernización del Comercio Informal desde el año 2003, bajo una dimensión de respeto hacia los comerciantes minoristas a fin de procurarles una alternativa digna de trabajo. Este proyecto, ha contribuido significativamente a la recuperación y conservación del Primer Patrimonio Cultural de la Humanidad mediante la reubicación de comerciantes informales que ocupaban las calles del Centro Histórico de Quito, en cómodos y modernos centros comerciales ubicados en el norte, centro Análisis de Informalidad en Ecuador 171 y sur de la ciudad. Los Centros Comerciales del Ahorro actualmente son administrados por el FONSAL a través de la Unidad 38

40 Ejecutora del Comercio Popular, hoy en día estos centros comerciales se han convertido en una alternativa para comprar y ahorrar. Guayaquil al igual que Quito dispone de una ordenanza para el funcionamiento de los mercados informales. En el transcurso de los últimos catorce años ha retirado de las calles del centro de Guayaquil, del Mercado Sur, del Mercado de Caraguay, las Cuatro Manzanas y otros, alrededor de treinta mil comerciantes informales y los ha reubicado dentro de la red de Mercados Municipales. En la actualidad se ve enfrentado a reclamos de este sector que solicita el poder utilizar nuevamente las vías y espacios públicos. 39

41 2.2 MARCO METODOLÓGICO ANÁLISIS Y RESULTADO DE LAS ENCUESTA El tipo de estudio que se ha identificado para este tema es descriptivo, y se define como, (Salkin, 1999) La investigación descriptiva reseña las características de un fenómeno existente, además menciona que La investigación descriptiva describe la situación de las cosas en el presente. Puesto que el manual se va a realizar con datos reales y del presente, se ha elegido este tipo de estudio Para el estudio que se va a realizar se ha elegido el método deductivo que consiste en Tomar conclusiones generales para explicaciones particulares.bernal Torres (2006)) (p. 56). Tabla 1: CDIU del Estudio del Caso CATEGORÍA DIMENSIONES INSTRUMENTOS Económicos Microempresas Encuesta a negocios informales Sociales Subdesarrollo Encuesta a negocios Desigualdad informales salarial y pobreza UNIDAD DE ANALISIS Propietarios y Administradores Propietarios y Administradores Elaborado por: Dolores Orellana Fuente: UPID [9] Económicos.- porque consideramos que la micro empresa o negocio informal es un sector de la industria, que tiene un importante aporte en la economía del país. 40

42 Social.- Porque el trabajo informal esconde consigo un problema social que es la pobreza el desempleo, desigualdad y la falta de oportunidad en los sectores privilegiados GESTIÓN DE DATOS TIPO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN Explicativa.- Porque busca dar una respuesta a la incógnita planteada como tema de investigación. Es decir explicar porque un Manual de Control interno mejora la administración de los procesos contables en negocios como los Informales. Documental.- Porque el resultado de toda esta investigación estará basado en texto de estudio e investigación a través de internet, así como una encuesta a un grupo objetivo de propietarios de negocios informal. Descriptivo.- Porque necesitamos describir quienes están afectados por la falta de un manual de control interno. Cualitativa.- Porque la investigación se fundamenta en la experiencia escrita que hemos podido encontrar de algunos autores y actores del control Interno. Fuentes primarias Son aquellas en las que el investigador recoge la información directamente a través de un contacto inmediato con su objeto de análisis. Las fuentes primarias respaldan el desarrollo del análisis de procesos y establecimiento de estrategias para obtener información veraz como por ejemplo: reuniones de grupo, entrevistas en 41

43 profundidad, observación (Cualitativas) y encuestas, entre otros. De esta forma se obtiene información por contacto directo con el sujeto de estudio. Fuentes secundarias Son aquellas en las que se obtiene información a partir de investigaciones ya hechas por otros de otros investigadores con propósitos diferentes. La información existe antes del que el investigador plantee su hipótesis y por lo general nunca entra en contacto directo con el objeto en estudio. Luego de aplicadas las anteriores para la recolección de información secundaria se utilizarán informes, documentación, investigaciones relacionadas con fenómeno de estudio y que faciliten observación y entendimiento. Análisis de la información Los datos serán recopilados por el investigador a través de una encuesta, para realizar el estudio y se presentarán de forma escrita, junto a los resultados obtenidos. El análisis de información parte de la recopilación y tabulación de los datos fuentes, hasta su interpretación mediante la utilización de métodos, procedimientos y herramientas matemáticas, que permitan realizar un estudio y determinar o emitir conclusiones. La evaluación de la información se llevará a cabo a través de representación gráfica a fin de hacer una mejor explicación de los resultados obtenidos en la encuesta POBLACIÓN Y MUESTRA Características de la población.- Debido a que nuestro investigación, no pretende ubicar o determinar el número de negocios informales que operan en Guayaquil, sino más bien, conocer 42

44 de algunos de ellos, lo que opina respecto al uso de la administración de control interno, a través de la facilidad de un manual que contenga políticas y procedimientos contables, para su negocio. Definimos que la muestra debía tomarse, sobre la base numérica de 237 informales que llevan contabilidad, información obtenida de la encuesta realizada por SRI en su estudio Análisis de la Informalidad a 3000 casos de informales, de los cuales 500 casos se fueron obtenidos de la encuesta de empleo y desempleo urbano de Septiembre de 2009, y 2500 a partir de la base de datos del RISE. El cual su segmento objetivo eran personas definidas como informales del sector comercial. Dado que nuestra investigación estará orientada a conocer cuál es la tendencia respecto al uso de un manual de control interno, hemos tomado como universo el número de 237 informales que llevan contabilidad, del estudio antes mencionado para aplicar la siguiente formula; 237 n= V= 237 E*2 (237-1)+1 E= Obteniendo que sobre un total de 237 negocios, una muestra equivalente a aproximadamente 150 negocios informales de todo tipo que llevan contabilidad, para los fines de esta investigación. 43

45 TIPO DE MUESTRA. El tipo de muestra seleccionado es de carácter no probabilístico, porque la selección se realizará visualizando de manera objetiva si podría ser o no un cliente prospectivo, antes de ser incluida en la muestra ANÁLISIS DE LOS DATOS RESULTADOS DE LA MUESTRA El presente informe muestra los resultados de la investigación realizada a 150, encuestados durante marzo 2016, con lo que se pretende encontrar la aceptación o rechazo a nuestras hipótesis planteadas en este tema de investigación, respecto a que la utilización de un Manual de Control Interno mejora significativamente la optimización de la administración de los procesos contables en los negocios informales. Un análisis estadístico descriptivo, a las respuestas de los encuestados a cada pregunta del formulario en el (Anexo 2 y Tabla 3). Pregunta N 1 Del total de personas encuestadas el 85% piensa que controlar la administración interna de su negocio es difícil y atribuye costos adicionales tornándose más costoso y el restante 15% piensa que no es así. Ilustración 2: Control de administración interna Considera Ud. que controlar la administración interna de su negocio le trae muchas dificultades y costos adicionales? si no 15% 85% Elaborado por: Dolores Orellana 44

46 Pregunta N 2 Del total de personas encuestadas el 7% tiene políticas o al menos las conoce, el 19% prefiere o conoce de procedimientos el 41% aplica normas contables en la contabilidad de su negocio 22% define funciones al personal cargo, el 7% opina que no las necesita y por tanto no las usa y el 4% aplica todas las opciones dadas. Ilustración 3: Alternativas del negocio Con cual de las siguientes alternativas cuenta su negocio? politicas procedimientos normas Contables Descrip.cargo ninguna toda 7% 4% 7% 22% 19% 41% Elaborado por: Dolores Orellana Pregunta N 3 Del total de las personas encuestadas el 90% quiere contar con un Manual de Control Interno para el buen manejo de su negocio y el 10% piensa que no lo necesita. 45

47 Ilustración 4: Contar con manual de control interno Le gustaría contar con un Manual de Control Interno? si no 10% 90% Elaborado por: Dolores Orellana Pregunta N 4 Del total de personas encuestadas el 72% piensa que el Manual de Control Interno mejora en mucho el manejo administrativo de su negocio, el 24% dijo que lo mejoraría un poco, pero un 4% piensa que no mejora en nada. Ilustración 5: Influencia de un manual de control interno Piensa Ud. que el Manual de Control Interno mejora el manejo administrativo de su negocio? 24% Mucho Poco Nada 4% 72% Elaborado por: Dolores Orellana 46

48 Pregunta N 5 Del total de las personas encuestadas un 69% cree que aplicación de técnicas de control interno, serían de utilidad para su negocio, pero son muy costosas y lo distraen de su negocio el 8% piensa que no es así, y un 23% prefiere no preocuparse por esto le es indiferente. Ilustración 6: Implementación de técnicas Cree Ud. que la implementación de estas técnicas, serían de utilidad para su negocio, pero son muy costosas y lo distraen de su negocio? SI NO NO ESTA INTERESADO 23% 8% 69% Elaborado por: Dolores Orellana ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS Evaluando los resultados de la encuesta hemos podido notar que: El 85% de los encuestados piensa que controlar su negocio en lo administrativo le trae muchas dificultades y es muy costoso. Que el 41% aplica la norma contable aunque sea de manera básica y el 52% de los encuestados están conscientes de la necesidad de contar con herramientas de control interno. Por tanto un 90% de los evaluados tiene interés en el Manual propuesto para diligenciar su negocio. 47

49 Que el 72% de los encuestados piensa que un Manual de Control Interno mejora substancialmente la administración de procesos el 24% cree que mejora en algo y el 4% no cree que mejore nada. Al 69% cree que implementar herramientas de control interno en su negocio es muy costoso y lo distrae de su core business 1, el 23% no está interesado en analizar siquiera el tema y el 8% piensa que no es así CRITERIOS ÉTICOS La información preparada tiene el fin de presentar una ayuda al grupo de personas informales cuyo negocio requiera un mejor control y que no cuentan con una herramienta como una alternativa de solución. La información recopilada en el manual es producto de nuestra experiencia y conocimientos adquiridos durante en la preparación de este posgrado, por tanto estará a disposición a través de la Universidad para la respectiva consulta y uso RESULTADOS Como resultado de la investigación realizada hemos obtenido información de la generalidad de negocios que pueden estar manejados, usualmente de manera informal siguiente cuadro estadístico nos ilustra de algunas actividades distribuidas por ramas y grupos: 1 Core Business: Actividad principal, es la razón se ser de la compañía, aquello por lo cual se crea y en lo que se va a generar el máximo valor añadido.. 48

50 Ilustración 7: Ramas y Grupos de Trabajos Informales Fuente: Análisis de informalidad en Ecuador: Recetas tributarias para su gestión, Alfredo Serrano Mancilla DISCUSIÓN En base a la encuesta podemos decir que los negocios informales si están conscientes del beneficio de tener un ordenamiento o control en sus procesos, sin embargo no hacen énfasis en su utilización y se resisten a invertir tiempo y dinero en conocer y aplicar estas herramientas, lo que pone en riesgo la calidad de sus productos o servicios y el futuro de su negocio. La generalidad es mantener una administración de deficiente control y autoritaria lo que los hace vulnerables al fraude de sus propios empleados. Es una buena noticia también, encontrar que hay muchos negocios exitosos que manejan hasta dos locales de negocios en distintas ubicaciones, pero que nada asegura su permanencia y rentabilidad si crecen sin el debido control. Es importante resaltar que confirmamos con el resultado de esta encuesta, que consideran que el Manual propuesto, les servirá como un mecanismo de guía para mejorar sus procesos administrativos de control contable. 49

51 3. PROPUESTA 3.1 SOLUCIÓN PROPUESTA Hemos propuesto como medida de solución el Diseño de un Manual de Control Interno, para la optimización de la administración de los procesos contables. El contexto de dicho manual, es dar hincapié a los negocios informales en el conocimiento de metodologías, técnicas y herramientas del control interno contenidas en el manual y que orientan a la implementación del control interno y cada una de sus componentes así como a las políticas contables que ayudan a la obtención y transparencia de los Estados Financieros; direccionando nuestra atención a las que consideramos son las cuentas de más recurrencia en este sector, como son el manejo del Efectivo y equivalentes de Efectivo, Inventario, Propiedad Planta y Equipo, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar, Ingresos y gastos en general. El presente estudio consiste en investigar y generar información que permita el diseño de un manual de control interno para la optimización de los procesos contables de los negocios informales, para de esta manera poder solventar problemas causados por la carencia de lineamientos y normativas dentro de los negocios informales en la ciudad de Guayaquil. Nuestra propuesta es la elaboración de un Manual de Control Interno Contable que proporcione una guía o un direccionamiento a las distintas actividades diarias de las áreas contable de los negocios informales la misma que se encuentra como Anexo en las páginas siguientes; (Ver anexo 1). 50

52 4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 4.1 CONCLUSIÓN GENERAL Consideramos que la propuesta de trabajo, Diseño de un Manual de Control Interno para la optimización de la administración de los procesos contables en los Negocios informales en Guayaquil 2016, será un aporte de consulta, para aquellos negocios que consideraron que el uso de herramientas de control interno, agregan valor y que de acuerdo a lo concluido sus falencias son las siguientes. No identifican las áreas más recurrentes y vulnerables al riesgo y se encuentran desprovistos de lineamientos o controles, para sus actuaciones diarias en la operatividad administrativa contable del negocio. Una problemática de reducir costos laborales o abaratar la mano de obra, que no es una opción saludable, sino es mirada desde la eficiencia y eficacia de los procesos. Finalmente son ajenos a la definición de políticas importantes y elementales, para los controles internos y el manejo de recursos, que deberán seguir los colaboradores así como la optimización de los reportes de la información financiera, herramientas importantes en la toma de decisiones de los administradores del negocio. 51

53 4.2 RECOMENDACIONES Dado que el principal objetivo de los negocios informales es el desarrollo de las estrategias de Marketing y Ventas destinadas a ganar espacio en el mercado local aprovechando oportunidades, que los formales no pueden tomar, es importante destacar que los riesgos de control interno se pueden convertir en un arma letal frente a la competencia. Aquí les dejamos algunas recomendaciones para sus negocios permanezcan como empresas sin necesidad de entrar en un proceso legal, si no es su deseo; Evaluar de forma crítica las necesidades de control interno en el negocio y dar cabida a mejorar falencias existentes relacionadas con la definición de la estructura organizacional, sistema informático, riesgos de seguridad y oportunidad de información. Considerar y evaluar la posibilidad de usar como guía nuestra propuesta de Manuel de Control Interno para optimización administrativa de los procesos contables, encontrar el apoyo y compromiso del equipo de trabajo y analizando sus costos y beneficios llevar a la aplicación el mismo. Estos cambios seguramente provocan también una mejora en la competitividad profesional de los empleados o colaboradores, generan mayor confianza en el resultado de las tareas entregadas y ayuda a obtener información idónea y fidedigna para toma de decisiones. 52

54 5. BIBLIOGRAFÍA Biegler J. (1980). Importancia de los procedimientos. Mexico: MC Graw Hill. Estupiñan, G. (2006). F., G. (1993). Procedimientos Administrativos. En G. F., Procedimientos Administrativos (pág. 61). Caracas: Fragor. F., G. (1993). Procedimientos Administrativos. caracas: Fragor. Franklin, T. Y. (1993). Principios Administrativos. Mexico: Editorial Continental. G, M. G. (1979). Diseño de manuale sy procedimientos Administrativos. Mexico: 2da Edicion. Maldonado, M. (2011). Auditoría de Gestión. cuarta edicion. Melinkoff. (1990). Los Procedimientos Administrativos. caracas: 1era edicion. Melinkoff, R. (11 de 01 de 2003). Monografias. Recuperado el 17 de 03 de 2016, de Monografias: Organización Internacional de Normalización (ISO). (2008). ISO R., M. (s.f.). Monografias.com. Recuperado el 17 de marzo de 2016, de Monografias.com: Salkin. (1999). Metodos de Investigacion. Mexico: 3era Edicion. SERRANO MANCILLA, A. (2012). ANALISIS DE INFORMALIDAD EN ECUADOR: RECETAS TRIBUTARIAS PARA SU GESTION. Sinnexus. (2015). Sinergia e Inteligencia de Negocio S.L. Obtenido de Sinnexus: Torres, B. (2006). Metodologia de la investigacion. Mexico: 3era Edicion. 53

55 6. ANEXOS Anexo 1 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES GUAYAQUIL,

56 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A ÍNDICE 1. INSTRUCTIVO CONTABLE 1.1. OBJETIVOS 1.2. ALCANCE 1.3. DESARROLLO 2. PRINCIPALES POLÍTICAS CONTABLES 2.1. OBJETIVO 2.2. ALCANCE 2.3. PRINCIPALES POLITICAS CONTABLES 3. EVALUACION CONTROL INTERNO 3.1. AMBIENTE DE CONTROL 3.2. VALORACION DEL RIESGO 3.3. ACTIVIDADES DE CONTROL 3.4. INFORMACION Y COMUNICACIÓN 3.5. MONITOREO Guayaquil, Marzo de

57 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A INSTRUCTIVO CONTABLE OBJETIVO Proporcionar una guía para utilización de cada una de las cuentas que conforman el plan de cuentas, a la vez de facilitar las actividades contables tornando los procesos más eficientes en la obtención de información. ALCANCE Este manual será preparado para las actividades contables y estará a disposición del personal contables a cargo de la contabilidad de la generalidad de los negocios informales, principalmente comerciales y de servicios de la ciudad de Guayaquil. DESARROLLO El manual ha sido diseñado utilizando el principio de la partida doble, en el entendimiento de que toda partida al debe, obligatoriamente tendrá una contrapartida al haber y que de acuerdo con su naturaleza una cuenta de activo o gasto tendrá como contrapartida una cuenta Pasivo, Ingreso o Patrimonio. 56

58 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A CATALAGOS DE CUENTAS 1 ACTIVO 11 ACTIVO CORRIENTE 111 DISPONIBLE 1111 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO 11111CAJA CAJA CHICA-FONDO ROTATIVO BANCOS BANCO BANCO2 112 CORRIENTE EXIGIBLE 1121 CUENTAS POR COBRAR CUENTAS POR COBRAR CLIENTES CUENTAS POR COBRAR RELACIONADAS PRESTAMOS A EMPLEADOS CUENTAS POR COBRAR FISCALES 113 REALIZABLE 1131 INVENTARIOS PRODUCTOS PRODUCTOS PRODUCTOS PRODUCTOS 4 57

59 2 PASIVO PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES 12 ACTIVOS NO CORRIENTES 13 DEPRECIACIÓN 14 OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A 121 ACTIVOS FIJOS 1211 ACTIVOS DE CORTA DURACIÓN MUEBLES Y ENSERES EQUIPOS DE COMPUTACIÓN 1212 ACTIVOS DE LARGA DURACIÓN MAQUINARIAS Y EQUIPOS VEHICULOS EDIFICIOS TERRENOS 141 OTROS ACTIVOS 1411 OTROS DIFERIDOS ACTIVO DIFERIDO 1 21 PASIVOS CORRIENTES 211 PASIVO A CORTO PLAZO CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGA CUENTAS POR PAGAR ENTIDADES DE CONTROL PROVEEDORES LOCALES TARJETA DE CREDITO BENEFICIOS SOCIALES CUENTA POR PAGAR A PROPIETARIO 58

60 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A 22 PASIVO NO CORRIENTES 221 PASIVO A LARGO PLAZO OBLIGACIONES POR PAGAR 3 PATRIMONIO 31 SUPERÁVIT Y/O DÉFICIT OPERACIÓN 3101 SUPERÁVIT OPERACIÓN ANTERIOR AÑO X 3102 DÉFICIT OPERACIÓN ANTERIOR AÑO X 32 RESULTADOS 321 RESULTADOS DEL EJERCICIO AÑO X 4 INGRESOS 41 INGRESOS OPERACIONALES 411 VENTAS DE SERVICIOS 4111 VENTAS TARIFA 12% 4112 VENTAS TARIFA 0% 412 VENTAS DE BIENES 4121 VENTAS TARIFA 12% 4122 VENTAS TARIFA 0% 42 INGRESOS NO OPERACIONALES 421 OTROS INGRESOS INGRESOS FINANCIEROS PROVISION DE INGRESOS 5 COSTO 51 COSTO DE VENTAS UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL 59

61 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A 6 GASTOS OPERACIONALES 61 GASTOS DE VENTAS 62 GASTOS ADMINISTRATIVOS 63 GASTOS FINANCIEROS 511 COSTO DE VENTA SERVICIOS 512 COSTO DE VENTA BIENES 611 SUELDOS 612 PRESTACIONES SOCIALES 613 ARRIENDOS LOCALES 614 PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD 615 ALIMENTACIÓN Y VIATICOS 621 SUELDOS 622 PRESTACIONES SOCIALES 623 ARRIENDOS LOCALES 624 PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD 625 ALIMENTACIÓN Y VIATICOS 626 GASTOS DE LIMPIEZA 631 INTERESES PAGADOS 632 OTROS GASTOS FINANCIEROS 633 GASTOS BANCARIOS 60

62 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A Fuente: Tesis Grado CPA Universidad Politécnica Salesiana 61

63 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A 1 ACTIVO CUENTAS DE CONTROL 11 ACTIVO CORRIENTE 111 DISPONIBLE 112 CORRIENTE EXIGIBLE 113 REALIZABLE DESCRIPCION 1 ACTIVO El Activo está conformado por los bienes o valores en propiedad, derechos de cobro y otros valores que están a nombre del propietario y que equivale a su capacidad para financiar el negocio durante la operación. Las cuentas que se registran dentro de este rubro son netamente liquidadas y denotan la capacidad financiera que tiene el negocio, para sobre vivir al financiamiento. Las cuentas que conforman el activo siempre deben reflejar saldo deudor a menos de que se trate de la depreciación, amortización o provisiones para perdidas en activos que deberán ser deducidas del saldo de los activos correspondientes. Los activos se dividen en Corrientes y No Corrientes. 11 ACTIVO CORRIENTE Activo Corriente es aquel que se recupera en un periodo inferior a un año y son recursos o activos que por naturaleza se vuelven líquidos rápidamente: 62

64 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A En el catálogo están representados en el orden de su rápida recuperación o capacidad para hacerse efectivos. Por lo que se descomponen de la siguiente manera: Disponibles, Activo Corriente Exigible y Activos Realizables. 111 DISPONIBLE Son recursos de propiedad del negocio que ofrecen disposición inmediata estos pueden ser la disponibilidad en una caja, los fondos que se disponen en una cuenta bancaria determinada, las inversiones o fondos de inversión corto plazo. 112 CORRIENTE EXIGIBLE Son las obligaciones de pagos de los clientes, producto de las transacciones propias de la naturaleza del negocio y que se convierten en efectivo en un periodo de tiempo determinado, de acuerdo con la política de crédito establecida por el negocio, también pueden registrarse dentro de este rubro algunas otras cuentas de terceros; como deudores por préstamos, anticipos u otros. 63

65 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A 113 REALIZABLE Estas cuentas comprenden generalmente las propiedades de Inventarios de productos para la Venta, materiales, suministros y otros que intervienen en la elaboración de un bien o servicio, y que están a libre disponibilidad del negocio. Estos activos son clasificados y controlados de acuerdo con la naturaleza de cada negocio, regularmente se encuentran en una Bodega o almacén esperando ser facturados para la venta. GRUPO BASICO GRUPO FINANCIERO GRUPO ANALÍTICO ACTIVO CORRIENETE DISPONIBLE 1111 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO 11111CAJA CAJA CHICA-FONDO ROTATIVO BANCOS BANCO BANCO 2 DESCRIPCIÓN CAJA CHICA-FONDO ROTATIVO 64

66 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A Esta cuenta representa valores entregados en efectivo como un fondo de caja, a un custodio de caja, para efectos de pagos inmediatos propios de la operación y que deberán ser retribuidos al momento de reportar los respectivos justificativos de los gastos realizados a nombre del negocio a fin de continúe el curso normal de la operación. NORMA DE CONTROL INTERNO Los pagos que se efectúen con los fondos de caja chica deben ser justificados con facturas que cumplan la reglamentación tributaria, se debe establecer un tiempo determinado apropiado para la entrega y justificación de los fondos, si un valor no tiene el soporte necesario deberá ser cargado a la cuenta del responsable. DINÁMICA DÉBITOS La cuenta será alimentada por el desembolso del fondo la primera vez en que se entregue dicho valor, y podrá emitirse un cheque o transferencia a la cuenta del responsable. 65

67 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A CRÉDITOS Esta cuenta solo deberá tener un crédito cuando el encargado del fondo se separe de la empresa, ya sea por efecto de un descuento en su rol o liquidación o por pago directo. DESCRIPCIÓN BANCOS En esta cuenta se registra el efectivo en cuentas corrientes que mantiene el negocio en los Bancos y que ameritan un control exhaustivo por parte de la administración, toda transacción o movimiento que registre el estado de cuenta, deberá estar incluido en la contabilidad. NORMA DE CONTROL INTERNO Toda transacción de desembolso bancario ya sea en cheque o transferencia, deberán contar con el refrendo o algún mecanismo de control tecnológico que proporcione el banco como claves o pin. El encargado de la Tesorería tendrá la responsabilidad de conciliar las cuentas al menos una vez a la semana. DINÁMICA 66

68 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A DÉBITOS Será alimentada por depósito o transferencia directamente a la cuenta bancaria, producto de las transferencias comerciales con clientes y otros deudores. CRÉDITOS Las transacciones de crédito serán producto de un cheque, transferencia, nota de débitos efectuados por el banco por cuenta de los proveedores de bienes o servicios y otros acreedores del negocio. GRUPO BASICO GRUPO FINANCIERO GRUPO ANALÍTICO ACTIVO CORRIENETE EXIGIBLE 1121 CUENTAS POR COBRAR CUENTAS POR COBRAR CLIENTES CUENTAS POR COBRAR RELACIONADAS PRESTAMOS A EMPLEADOS CUENTAS POR COBRAR FISCALES DESCRIPCIÓN 1121 CUENTAS POR COBRAR En esta cuenta se registran principalmente las transacciones ocurrentes de las negociaciones con clientes, que provienen de servicios prestados, ventas efectuadas 67

69 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A propias de la actividad del negocio, que se convierten en exigibles de cobro. Por otra parte las cuentas por cobrar también registran, préstamos y anticipos a empleados o al propietario del negocio, así como recuperables de la entidad fiscal o entes de control. NORMA DE CONTROL INTERNO Estas cuentas deberán ser debidamente conciliadas y confirmadas con los deudores al menos una vez por mes, antes de emitir la respectiva información financiera. Para emitir un Préstamo o anticipo se deberá contar con las debidas autorizaciones de las personas responsables. DÉBITOS DINÁMICA Esta cuenta se alimenta de las obligaciones contraída por los clientes y otros deudores y que serán canceladas de acuerdo con las políticas del negocio. CRÉDITOS La acreditación la producen los cobros o pagos realizados por los clientes y otros deudores, los mismos que estarán relacionados con los depósitos, cheques y transferencias recibidos en los bancos por los cuales se efectuó un registro contable. 68

70 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A GRUPO BASICO GRUPO FINANCIERO GRUPO ANALÍTICO ACTIVO CORRIENETE REALIZABLE 113 REALIZABLE 1131 INVENTARIOS PRODUCTOS PRODUCTOS PRODUCTOS PRODUCTOS 4 DESCRIPCIÓN 1131 INVENTARIOS En esta cuenta se debe registrar todos aquellos valores que corresponden a las adquisiciones de bienes, productos, materiales, suministros, útiles de oficina y todos aquellos objetos físicos que se reciba a cambio de la entrega de valores u obligación. NORMA DE CONTROL INTERNO Estos bienes necesitan ser inventariados o monitoreados a través de un mecanismo parcial de inventario físico de conteo por muestreo, y uno en su totalidad al menos una vez por semestre, dependiendo de la magnitud de exposición al riesgo de los bienes. DINÁMICA 69

71 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A DÉBITOS La cuenta será alimentada cada vez que se produzca la compra de un bien momento en el cual generará una obligación o un pago bancario. Esta transacción representa el costo la mercadería comprada. CRÉDITOS Los efectos de crédito en esta cuenta se generan con las salidas de inventarios, que se realizan a través de una factura o nota de crédito. La salida de la mercadería genera el registro del costo de la mercadería vendida 12 ACTIVOS NO CORRIENTES El activo no corriente es aquel que se convierte en efectivo a partir del periodo de un año en adelante, por lo que se lo denomina de Largo plazo, normalmente contienen bienes o derechos de mucho valor para la empresa por tanto son susceptible de depreciación en el tiempo de acuerdo a su vida útil o valor razonable de adquisición. NORMA DE CONTROL INTERNO Los documentos que sustentan estas transacciones, deben ser celosamente custodiados a fin de que se pueda tener control de los mismos. 70

72 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A GRUPO BASICO GRUPO FINANCIERO GRUPO ANALÍTICO ACTIVO NO CORRIENTE DEPRECIABLE DESCRIPCION 121 ACTIVOS FIJOS Los activos Fijos son propiedades de costoso valor que son utilizados en la empresa y que contribuyen a generar utilidad al negocio estos activos son de largo plazo y se pueden depreciar en función a su vida útil o naturaleza. BIENES DEPRECIABLES 121 ACTIVOS FIJOS 1211 ACTIVOS DE CORTA DURACIÓN MUEBLES Y ENSERES EQUIPOS DE COMPUTACIÓN 1212 ACTIVOS DE LARGA DURACIÓN MAQUINARIAS Y EQUIPOS VEHICULOS EDIFICIOS BIENES NO DEPRECIABLES 71

73 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A GRUPO BASICO GRUPO FINANCIERO GRUPO ANALÍTICO ACTIVO NO CORRIENTE NO DEPRECIABLE TERRENOS Estos bienes no se deprecian por que adquieren valor en el tiempo es decir su costo se revaloriza durante avanza el tiempo. NORMA DE CONTROL INTERNO Al momento de la adquisición de un activo fijo se deberá contar con la aprobación de la administrativo encargado, el mismo que deberá efectuar la orden de compra respectiva, cuando ingrese el deberá ser identificado con un código que ayude a ser encontrado al momento de un inventario o venta del bien. No podrá disponer de un activo fijo, sin la autorización previa del responsable de su custodia. DÉBITOS DINÁMICA Los cargos a estas cuentas serán efectuados por la compra de un bien o activo. CREDITOS Los activos, solo son afectados con un crédito, cuando se produce una venta o baja del mismo. 72

74 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A GRUPO BASICO GRUPO FINANCIERO GRUPO ANALÍTICO ACTIVO NO CORRIENTE DEPRECIABLE 13 DEPRECIACIÓN La depreciación es el valor que se acumula a manera de desvalorizar al activo a través del tiempo, se presenta en el estado financiero restando a los activos. NORMA DE CONTROL INTERNO La depreciación debe ser realizada de acuerdo con las tasas definidas por entidad tributaria, Sin embargo también se podrá utilizar el buen criterio del contador siempre y cuando no superen las tasas establecidas, en cuyo caso se presentará un caso de no deducibilidad del gasto que genera. DINÁMICA DÉBITOS Los cargos a estas cuentas solo se producen por el retiro de un activo o por un ajuste. CRÉDITOS Los créditos registrados mensualmente en esta cuenta son registrados contra una cuenta de gastos afectando los resultados del negocio. 73

75 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A GRUPO BASICO GRUPO FINANCIERO GRUPO ANALÍTICO ACTIVO NO CORRIENTE INTANGIBLES 14 OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES Corresponden a valores inmateriales, pero cuyo monto o cifra es muy importante en el estado financiero y en la operación del negocio dado que aportan notablemente en la consecución de los buenos resultados de la empresa. NORMA DE CONTROL INTERNO La amortización o envió al gasto de estos valores, está sujeta a la revisión de la normativa contable y tributaria, ya está en la mayoría de la veces discrepa del concepto que utilice la administración. DINÁMICA DÉBITOS Los cargos a estas cuentas se producen si aplica la normativa. CRÉDITOS Los créditos en esta cuenta es el resultado de amortizar el bien que se capitalizo de acuerdo a la normativa. 74

76 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A GRUPO BASICO GRUPO FINANCIERO GRUPO ANALÍTICO PASIVO CORRIENTE CORTO PLAZO 2 PASIVO El pasivo contiene todas las obligaciones o compromisos adquiridos con terceros por la empresa a fin de poder servir mejor al financiamiento del negocio, estos financiamientos pueden ser de corto o largo plazo y pueden estar respaldados por un documento como; factura, contrato, pagaré, o cualquier otro aval que garantice el pago de la deuda. 21 PASIVOS CORRIENTES Los pasivos corrientes están compuesto por obligaciones que no van más allá de un año, y se adquieren generalmente con proveedores, entidades de control, empleados, propietarios o accionistas. 211 PASIVO A CORTO PLAZO CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR CUENTAS POR PAGAR ENTIDADES DE CONTROL PROVEEDORES LOCALES TARJETA DE CREDITO BENEFICIOS SOCIALES CUENTA POR PAGAR A PROPIETARIO 75

77 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A DESCRIPCIÓN CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR Usualmente las partidas registradas en estas cuentas son generadas por documentos por pagar a Bancos o instituciones financieras de corto plazo CUENTAS POR PAGAR ENTIDADES DE CONTROL Estos rubros representan valores registrados por generación y retención de impuestos a la entidad tributaria, así como los pagos que debe efectuarse al seguro social por las aportaciones de los empleados y otros tributos exigibles PROVEEDORES LOCALES La cuenta de proveedores registra las facturas generadas de las transacciones de compras de inventario de bienes, servicios prestados al negocio, materiales necesarios, suministros y otros de utilidad para la buena gestión del negocio TARJETA DE CREDITO Las transacciones que se registran en este rubro corresponden a cancelaciones de facturas de compras directamente pagadas por el propietario del negocio con su tarjeta de crédito personal, cuyos valores deben ser reembolsadas. 76

78 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD D E GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A BENEFICIOS SOCIALES Las cuentas de beneficios sociales encierran provisiones de pago de prestaciones futuras que deberán efectuarse al personal que colabora en el negocio de acuerdo con la legislación vigente CUENTA POR PAGAR A PROPIETARIO Las cuentas por pagar del propietario son originadas por préstamos directos entregados por el propietario del negocio, que deberán ser cancelados en un periodo no mayor a un año. NORMA DE CONTROL INTERNO Estas cuentas tienen la exigibilidad de ser conciliadas con sus acreedores a fin de tener un control oportuno del pago de la deuda, y evitar recargos por mora en el pago de las mismas por falta de conocimiento. DINÁMICA DÉBITOS Los débitos que registran estas cuentas son generados por los pagos honrados a la deuda cada vez que se realiza una cancelación o abono. Estos pagos pueden ser también impuestos generados a favor de la entidad de control como; IVA o por retenciones efectuadas o pagos de alguna prestación de los empleados. 77

79 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A CRÉDITOS Los créditos en esta cuenta aparecen cuando se adquiere una nueva deuda u obligación a corto plazo para el negocio o cuando la deuda a largo plazo tiene una porción que ya está a menos de un año. DESCRIPCIÓN 22 PASIVO NO CORRIENTES Las empresas o los negocios generalmente tienden a buscar endeudamientos cuyas formas de pagos se alineen con su capacidad de financiamiento del negocio para generar efectivo, de esta forma incurren en endeudamientos que tienen plazos muchos más largos que un año, a los cuales se les denomina pasivos no corrientes OBLIGACIONES POR PAGAR A L. PLAZO Los pasivos a largo plazo, comprenden los endeudamientos que la empresa incurre, para mejorar su liquidez o aprovechar una oportunidad de negocio, los mismos que se registran en la contabilidad como Obligaciones a Largo plazo. 78

80 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A NORMA DE CONTROL INTERNO Al igual que las otras cuentas deben estar sujetas a conciliación, por otra parte, a este endeudamiento, se le debe calcular la porción corriente de la deuda a largo, que equivale a los pagos por vencer en periodo igual o inferior a un año, de acuerdo con las exigencias de pagos contratadas en el principal. DINÁMICA DÉBITOS Esta cuenta será afectada por cargos que representan el registro en el pasivo corriente de la deuda a Largo Plazo. CRÉDITOS Esta cuenta será afectada al crédito con el registro inicial de la deuda del principal y algún ajuste que se produjera ocasionalmente por excepción. 79

81 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A 3 PATRIMONIO 31 SUPERÁVIT Y/O DÉFICIT OPERACIÓN 3101 SUPERÁVIT OPERACIÓN ANTERIOR AÑO X 3102 DÉFICIT OPERACIÓN ANTERIOR AÑO X DESCRIPCIÓN El patrimonio es el resultante del neto, de los registros de los bienes de propiedad del negocio, las deudas y obligaciones contraídas, así como el efecto de los resultados que generen (ganancias/pérdidas), de otra forma es la resta del activo menos el pasivo y la suma o resta de los resultados. NORMA DE CONTROL INTERNO Las cuentas patrimoniales solo deberán ser afectadas por un registro, cuando previamente se cuente con una autorización escrita del propietario. DINÁMICA DÉBITOS Los cargos a esta cuenta son muy excepcionales 80

82 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A CRÉDITOS Los registros en créditos a los resultados del negocio, Utilidad, se efectuaran posteriormente a contar con la autorización de su propietario. 32 RESULTADOS 321 RESULTADOS DEL EJERCICIO Se describe como resultado del ejercicio al neto resultante de la resta de los Ingresos generados producto de la operación del negocio, restado de los costos y gastos necesarios para hacer posible la gestión. NORMA DE CONTROL INTERNO Para un mejor control de los Resultados del Ejercicio, es aconsejable elaborar un Estado de Flujo de efectivo a fin de poder identificar donde esta invertida la utilidad o perdida que genera el negocio en determinado periodo. DINÁMICA DÉBITOS Los débitos de a esta cuenta son ocasionados por las pérdidas del negocio. CRÉDITOS Los créditos de esta cuenta son producto de la utilidad generada por el negocio. 81

83 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A 4 INGRESOS Las cuentas de ingresos están representadas por las ventas que se realizan en el negocio, ya sean generadas de transacciones de transferencia de productos o servicios que son retribuidos con diversas formas de pago. 41 INGRESOS OPERACIONALES 411 VENTAS DE SERVICIOS 4111 VENTAS TARIFA 12% 4112 VENTAS TARIFA 0% 412 VENTAS DE BIENES 4121 VENTAS TARIFA 12% 4122 VENTAS TARIFA 0% Los Ingresos se describen también como Ventas, las mismas que pueden generar una transacción gravada o exenta, dependiendo del tipo de bien o servicio que se venda o provea. NORMA DE CONTROL INTERNO Las ventas deben ser facturadas con la emisión de un documento legalmente autorizado por la entidad de control, que deberá estar en un orden secuencial, y no podrá destruirse ningún formulario sin la previa autorización de la entidad de control, si se produjera un error en la emisión de la factura esta deberá ser anulada. CREDITOS Debido a su naturaleza en esta cuenta solo se registran cargos al haber. 82

84 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A 421 OTROS INGRESOS INGRESOS FINANCIEROS PROVISION DE INGRESOS 42 INGRESOS NO OPERACIONALES Los Ingresos no operacionales son generados de operaciones que son la razón de ser del negocio, y que se producen ocasionalmente o por circunstancias que se presentan en un momento determinado. 5 COSTO El costo se define como todos aquellos gastos que repercuten o aportan en la generación de ingresos al negocio, y que pueden estar representados por desembolsos en firmes o pueden ser amortizaciones o depreciaciones de activos que fueron adquiridos con anterioridad y dicho aporte es de larga duración. 51 COSTO DE VENTA El costo de venta se genera de la valoración del bien o servicio vendido a su valor de costo, es decir sin considerar la utilidad que deberá generar la transacción efectuada. 511 COSTO DE VENTA SERVICIOS 512 COSTO DE VENTA BIENES 83

85 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A NORMA DE CONTROL INTERNO Para un mejor control de los costos, se deberá reconocer de manera discriminatoria de qué manera es afectada cada unidad de producto bien o servicio por los diferentes costos que se relacionen con su adquisición, producción o generación de servicio. DINÁMICA DÉBITOS Los costos por su naturaleza siempre generan una cuenta de débito, CRÉDITOS Sin embargo excepcionalmente puede producirse un crédito que obedece a una corrección o ajuste. 6 GASTOS OPERACIONALES Los gasto se producen por la operatividad del negocio y el costo de la gestión de vender, los por productos o servicios generados por el negocio, que sirven o aportan y son necesarios para mantener operativo el mismo. 61 GASTOS DE VENTAS 611 SUELDOS 612 PRESTACIONES SOCIALES 613 ARRIENDOS LOCALES 614 PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD 84

86 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A Los gastos de ventas como su nombre lo indica, son generados del proceso de realización de una transacción de ventas y ayudan a la realización de la misma, ya que propician caminos o vías como la publicidad, la promoción de ventas entre otros, que llevan a su obtención. 62 GASTOS ADMINISTRATIVOS 622 PRESTACIONESOCIALES 623 ARRIENDOS LOCALES 624 PROMOCIÓN PUBLICIDAD 625 ALIMENTACIÓN VTICOS 626 GASTOS DE LIMPIEZA Los gastos administrativos no menos importante su participación en la generación de recursos, facilitan los proceso de cobros, financiamiento, mantenimiento, proveeduría y otros elementales servicios para la generación de recursos. NORMA DE CONTROL INTERNO Para un mejor control de los gastos, en general estos deberán ser presupuestados para un periodo determinado, en función a la oficialidad de gasto que necesite el negocio. DINÁMICA DÉBITOS En razón a su naturaleza estas cuentas solo registran partidas al debe. 85

87 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A CRÉDITOS Solo se efectúan cargos al haber para ajustar o corregir errores 63 GASTOS FINANCIEROS 631 INTERESES PAGADOS 632 OTROS GASTOS FINANCIEROS 633 GASTOS BANCARIOS Estos gastos son generados de las operaciones de créditos, a corto y largo plazo que adquiere la compañía para financiar la operación, y que genera un valor adicional por costo del dinero llamado interés. NORMA DE CONTROL INTERNO La empresa deberá hacer una valuación de varias alternativas de crédito antes de incurrir en un endeudamiento, debido a que la tasa de interés que genera el costo de una operación de financiamiento puede tener muchas fluctuaciones y por tanto encontrarse una más barata que otra. DINAMICA DÉBITOS Por su naturaleza estas cuentas generalmente son de cargo al debe CRÉDITOS También pueden tener registro acreedores cuando se trata de un ingreso financiero 86

88 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE 2DA. PARTE GUAYAQUIL,

89 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A PRINCIPALES POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES ACTIVOS FINANCIEROS: Objetivo: Establecer las directrices para la administración adecuada de los diferentes activos financieros que posee la entidad. Alcance: Incluye los saldos mantenidos en caja, depósitos o inversiones financieras líquidas que se pueden transformar en efectivo en un plazo inferior a tres meses y los valores que no se cotizan en un mercado activo, mantenidos en los términos contractuales acordados con el deudor. Glosario de Términos: Valor razonable: es el precio al que adquiere un bien o servicio en una transacción, ordenada entre participantes de mercado en la fecha de la adquisición del mismo. Políticas Generales: Todos los activos financieros son reconocidos en la fecha en que se originan, cuando 88

90 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A el negocio se convierte en parte de los términos contractuales de la transacción, inicialmente a su valor razonable más los costos directos atribuidos a la transacción. Cada período se debe analizar el valor del activo financiero de acuerdo a los cobros realizados en las fechas de vencimiento. La entidad da de baja un activo financiero cuando deja de producir ingresos o beneficios por su vencimiento o transferencia de dominio a otra entidad. Al final de cada período se revisa si estos activos serán recuperables, en el caso de que no lo sean, se reconoce inmediatamente en resultados una pérdida por deterioro del valor. Específicas: Efectivo y Equivalentes de Efectivo Política de Pagos.- Los pagos de las distintas obligaciones de la entidad se realizarán dos veces al mes y serán efectuados a través del banco por medio del pago por ventanilla, este consiste en el envío de un reporte, a la institución financiera con el detalle de pagos que se deben realizar, preparado por el contador y autorizado por el gerente/propietario. 89

91 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A Política de conciliación bancaria.- La conciliación de las cuentas bancos, deberá ser realizada de forma diaria por el asistente de finanzas o tesorería, las partidas conciliatorias identificadas en el proceso de conciliación, que correspondan a movimientos que han sido realizadas directamente por la banca y que pertenecen a partidas relacionadas a transacciones propias de la actividad de la entidad, deberán ser registradas por el contador. Todos los registros que se realizan deberán estar debidamente documentados con los soportes que justifiquen la transacción. Estos documentos deberán contar con el refrendo del responsable de la partida (Asistentes) y la aprobación del gerente o propietario. Los pagos que superen el periodo de trece meses en la contabilidad y no fueren cobrados por su beneficiario, deberán ser anulados y reintegrados a la cuenta bancaria de la entidad. Caja Chica y Fondos Rotativos.- Constituyen los fondos entregados al equipo de apoyo que posteriormente serán reembolsados en gastos y vuelto a girar para efectos de mantener la operación. Estos fondos serán asignados por la Gerencia y deberán ser reembolsados en un plazo de 15 días después de terminar la actividad respectiva. 90

92 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A Inversiones Temporales.- La entidad mantendrá inversiones o depósitos a corto plazo de alta liquidez y con vencimientos originales de tres meses o menos, producto de dinero disponible y que no afecte a las necesidades de efectivo de la entidad. Cuentas por Cobrar Cuentas por Cobrar Clientes.- Generadas principalmente por las ventas a crédito por 30 días y sin intereses que se realizan a clientes. Otras Cuentas por Cobrar.- Comprenden principalmente anticipo a proveedores, préstamos y anticipos por prestaciones a empleados. Cuándo el crédito se amplía más allá de las condiciones de crédito normales, las cuentas por cobrar deberán medirse al costo amortizado utilizando el método de interés efectivo. Es necesario mantener un control de las cuentas por cobrar respecto a los plazos. Inventarios Objetivo: Establecer las directrices para el control del movimiento de inventarios que dispone la entidad para su actividad económica. Alcance: Se considera inventarios a los siguientes activos: 91

93 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación; en proceso de producción para ser vendidos; o en forma de materiales o suministros Glosario de Términos. Valor estimado de realización: es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la operación menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta. Métodos de valuación promedio: Por medio de este método el costo de cada unidad de producto se determinará a partir del promedio ponderado del costo de los artículos similares, poseídos al principio del periodo, y del costo de los mismos artículos comprados o producidos durante el periodo. Capacidad Normal: es la producción que se espera conseguir en circunstancias normales, considerando el promedio de varios periodos o temporadas, y teniendo en cuenta la pérdida de capacidad que resulta de las operaciones previstas de mantenimiento. Políticas: Generales: 92

94 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A Los inventarios se registran al costo o a su valor estimado de realización, el que resulte menor. Los costos incurridos para llevar cada tipo de inventario a su condición actual se registran como sigue: Materias primas y materiales y repuestos, al costo de compra usando el método de valuación promedio. Productos terminados y en proceso, al costo de las materias primas y la mano de obra directa y una proporción de los costos fijos de fabricación basada en la capacidad normal de operación, excluyendo los gastos financieros. Específicas: Distribución Los productos que son entregados por proveedores deberán ser revisados (cantidades, lotes, acabados y referencias), por el asistente de logística previo al registro del inventario. Todo despacho o recepción de mercancía debe estar respaldado por la documentación de salida, debidamente refrendado por el asistente de administración, adicionalmente las cantidades despachadas, deberán ser verificadas por el asistente de logística antes de su entrega final. 93

95 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A Devolución de mercadería El asistente de logística determinará si procede o no las devoluciones, y si se encuentra dentro del tiempo establecido para la aceptación del reclamo esto es: 7 días para clientes locales 15 días para clientes de provincias Toda devolución de producto debe ser registrada al inventario por el contador, una vez se cuente con la previa autorización de control de calidad, esto debe darse en un lapso máximo de 1 día hábil a partir de que se recibe la mercadería. El asistente de logística deberá revisar el estado de los ítems devueltos y direccionar el destino. Política de bajas de Inventario Las bajas de mercadería dañada se realizaran semestralmente (Junio y Diciembre). Toda la mercadería dañada que se da de baja, previamente debe contar con la autorización del revisor de calidad. El proceso de baja debe ser respaldado con listados notariados, detallando los ítems dados de baja y con fotografías del proceso. 94

96 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A No se puede destruir o desechar ningún ítem, sin un acta firmada por el contador y debidamente notariada que autorice la baja. Política de Venta Solo se podrán despachar los pedidos que se encuentren aprobados y liberados por el personal de Jefe de Ventas. Solo se podrán distribuir los pedidos que se encuentren facturados. Todos los ítems que se encuentren en mal estado durante el despacho, deberán ir al proceso de restauración para luego ser facturados para la venta. Todos los ítems faltantes durante el despacho, deberán ser reportados al Jefe de Ventas. El Jefe de Bodega debe asegurar que los pedidos estén listos para su distribución de manera oportuna y en óptimas condiciones, a fin de no tener inconvenientes ni retrasos en su transportación. El cliente debe firmar la conformidad en la recepción del pedido, para garantizar la entrega del pedido y futuros reclamos. El transportista de distribución debe entregar al final de la jornada las hojas de ruta generadas por la entrega, a la asistente de bodega para el ingreso de la información al sistema. 95

97 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A Política de Compras Generales El Departamento de Compras es el único autorizado para negociar adquisiciones de Bienes y Servicios. El proceso de adquisición de Bienes y Servicios inicia con la emisión de la Orden de Compra, misma que deberá encontrarse debidamente aprobada por los responsables. Las Órdenes de Compra solo podrán ser emitidas por el área de Compra, únicos autorizados para el acceso al módulo de compra. El solicitante deberá proporcionar al área de Compras toda la información pertinente para identificación de potenciales proveedores. Solo se recibirá bienes de los proveedores que estén de acuerdo a las condiciones pactadas en el pedido. Se recibirán bienes de los proveedores únicamente que vengan acompañados de su factura original y orden de pedido correspondiente. Para la recepción de pedidos materiales y materia prima no tiene tolerancia en cantidades entregadas, sin embargo el proveedor podrá realizar entregas parciales hasta completar el pedido. De existir inconformidad en los bienes recibidos luego de ejecutada la compra, se deberá realizar la respectiva devolución coordinando con el área de Compra. 96

98 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A Para cada proceso de compra se debe contar con mínimo 3 cotizaciones, a excepción de materia prima y materiales con proveedores específicos, donde se requiere exclusividad de un proveedor para estos solo se necesitará una cotización. El Asistente de Compras es el responsable de crear a los nuevos proveedores y los nuevos ítems en el sistema, por lo tanto deberá recopilar toda la información necesaria que respalde la creación. El asistente de Compras no podrá emitir una Orden de Compra posterior a la gestión de compras. Especificas Se solicitaran las cotizaciones dependiendo del monto de la solicitud de compras: Las compras de monto menor a US$500, podrán efectuarse de manera directa desde el área de compras. No se podrán ejecutar compras a proveedores que no estén aprobados por Gerencia de compra y creados en el sistema. El comprador debe conocer perfectamente las características, precios y calidad de los productos a comprar. 97

99 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A Las compras por montos equivalentes a US$5000 o más deberán pasar por la aprobación previa del comité de compras. Se deberá tomar fotografías de las cargas de mercadería, antes y luego de abrirlas, como respaldo a posibles reclamos. Para las compras que superan los US$501 deberán efectuarse a través del área de compras previo a la aprobación del responsable de la compra. Política para la recepción de mercadería La recepción de la mercadería es responsabilidad del Bodeguero o Jefe de Almacén, quien ejerza la función de asegurar un proceso eficiente y transparente. La recepción de mercadería, debe ser programada con anticipación y notificada a los involucrados. El Jefe de compras debe brindar la información de la mercadería a recibirse en bodegas, con dos días de anticipación. Se deberá tomar fotografías de las cargas de mercadería, antes y luego de abrirlas, como respaldo a posibles reclamos. Política para toma de Inventario Físico Una constatación física de la totalidad de inventario será realizada, por lo menos dos veces al año. 98

100 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A Toma de Inventarios La Toma de Inventarios debe realizarse con personal de ventas y distribución, liderado por el equipo contable, con la finalidad de asegurar la transparencia del proceso. Los ajustes de inventario generados por la toma de inventarios de bodegas, mientras estén dentro de lo razonable, deben ser analizados y autorizados para el ajuste por un responsable, en caso de que se salieran de los límites normales, deberán justificarse las diferencias para poder ser ajustadas. Política Propiedades, Planta y Equipos Generales Las propiedades, planta y equipo, excepto terrenos, se miden al costo menos la depreciación acumulada y cualquier pérdida por deterioro del valor acumulada. Los terrenos se miden al costo atribuido, representado por su valor razonable a la fecha de la determinación. El costo incluye el precio de compra pagado al proveedor y otros costos que son directamente atribuibles a la adquisición del activo, tales como impuestos en el caso 99

101 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A de importación, transporte y gastos de instalación. Los programas de computación integrados a la funcionabilidad de un equipo, es incluido como parte del costo de ese equipo. Cuando un componente importante de una partida de propiedades, planta y equipo posee una vida útil distinta de la partida, debe ser registrado como una partida separada de propiedades, planta y equipo. Los costos subsecuentes se incluyen en el valor en libros del activo sólo cuando es probable que beneficios económicos futuros asociados con el activo, se generen para la Compañía. Los gastos de mantenimiento y reparación se registran en el estado de resultados del período en el que estos gastos se incurren. Los terrenos no se deprecian. El costo de los activos depreciables, después de deducir su valor residual estimado, se deprecia por el método de línea recta, a partir del mes siguiente al de su compra durante su vida útil. 100

102 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A Los valores residuales y la vida útil de los activos, se revisan y ajustan, de ser necesario, en cada período contable sobre una base prospectiva. El valor en libros de un activo se castiga inmediatamente a su valor recuperable, si el valor en libros del activo es mayor que el estimado del importe recuperable. Cualquier ganancia o pérdida en la venta de un elemento de propiedades., planta y equipo, se reconoce en resultados. Especificas Se considera activos fijos a los bienes que por su naturaleza, contribuyan a mejorar o intervengan en los procesos de productividad de la empresa acompañando a la generación de ingresos, y que su valor supere US$500 dólares, los cuales serán dólares, los cuales serán depreciados en función a su vida. Todo bien con valor inferior al antes mencionado, será considerado como bien de poco valor por tanto deberá ser registrado como un gasto, en el mismo periodo de la compra. 101

103 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A Pasivos Financieros Objetivo: Establecer las directrices para la administración adecuada de los pasivos financieros, que posee la entidad para su gestión. Alcance: Incluye préstamos bancarios, obligaciones con entidades de control, prestaciones de empleados a corto y largo plazo, mantenimientos de dudas y amortizaciones de préstamos. Política de Financiamiento Es necesario que las finanzas sean revisadas, monitoreadas y planificadas periódicamente, enfatizando en; capacidad de pago, el efectivo de requiere el negocio para sus operaciones normales y los cupo de crédito disponibles. Inventariar los activos como inventarios o propiedades en plantas y equipos que podrían comprometer o prendar para la obtención de fondos, desde las entidades crediticias. 102

104 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A Para la emisión de cartas de crédito las prendas de inventarios o propiedades en activos de acuerdo al porcentaje descrito en este numeral sobre el monto importado, o por el monto total de la mercadería importada (según disposiciones del banco).el área de Tesorería deberá informar al área de Contabilidad, todos los contingentes resultantes de las operaciones crediticias a realizar, con el objeto de que las mismas sean contabilizadas por el área contable. Todas las contingencias registradas por la contabilidad, deberán ser dadas de baja, una vez que se cancelen todas las obligaciones correspondientes a las operaciones mantenidas y comprometidas con Instituciones Financieras. Gestión Tributaria Es política cumplir oportunamente con todas las obligaciones tributarias, para lo cual se elaborará anualmente un calendario que identifique los impuestos a cumplir y sus respectivas fechas de presentación y pago. El contador deberá establecer una fecha máxima para la emisión y recepción de facturas en coordinación con las áreas involucradas. Política Especificas 103

105 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A La fecha máxima de presentación de la declaración mensual de impuestos y anexo transaccional será ajustada al noveno digito del RUC, para el mes siguiente al que correspondan. La declaración de impuesto a la renta del periodo a cerrar, deberá ser presentada hasta el 15 de Abril de cada año. Todos los cambios y actualizaciones tributarias dictados por la entidad reguladora deberán ser difundidos a todos los involucrados, Contabilidad, Tesorería, Logística y Administración de la empresa a fin de evitar contingentes futuros. Beneficios a los Empleados Las obligaciones por los beneficios a los empleados están estipulados en el Código de Trabajo del Ecuador tales como; el plan de jubilación patronal, pagadera en el momento de la jubilación de los empleado, la bonificación por desahucio, pagadera en caso de terminación de la relación laboral. El incremento anual de estas provisiones representa el costo de los beneficios definidos cargados a los resultados del período. Las obligaciones por los beneficios a los empleados a corto plazo están constituidas por el décimo tercer sueldo, décimo cuarto sueldo, fondo de reserva, vacaciones, aporte patronal y participación de trabajadores en las utilidades, estipuladas en el Código de Trabajo del Ecuador; y son medidas sobre bases no descontadas y reconocidas como gastos a medida que el servicio relacionado se provee. 104

106 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A Los beneficios por terminación están constituidos por la indemnización por despido intempestivo estipulada por el Código de Trabajo del Ecuador; y son reconocidos como gastos cuando la Compañía notifica al empleado de dar por terminado el contrato de trabajo el mismo día de la notificación. Políticas Ingresos por actividades Venta de Bienes Las ventas de bienes se miden por el valor razonable de la contraprestación recibida o a recibir, y representa el precio de venta, neto de descuentos y devoluciones. Gastos Financieros Los gastos por intereses generados en la adquisición, construcción o producción de activos, que necesariamente requieren de un período de tiempo prudencial antes de estar preparados para la venta o uso, serán directamente atribuibles al activo. UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL 105

107 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A Ingresos Financieros Los ingresos financieros obtenidos por la inversión temporal de los préstamos específicos recibidos a la espera de su uso en los activos aptos, se deducen de los gastos por intereses susceptibles de capitalización. El resto de los gastos por intereses se reconoce en los resultados en el ejercicio en que se incurren en ellos. Eventos Posteriores Los eventos posteriores son fenómenos de ocurrencias, entre la fecha del balance y la fecha de autorización de la publicación de los estados financieros. Aquellos hechos que proporcionan evidencia de condiciones que existían a la fecha del balance, son incluidos en los estados financieros. Hechos que evidencian condiciones surgidas después de la fecha del balance, deben ser revelados en los estados financieros, si dichos hechos implican ajustes materiales y que no revelar los mismos, podría influir en las decisiones económicas que un usuario podría tomar. 106

108 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A EVALUACION DE CONTROL INTERNO ANALISIS DE LA EVALUACION DE RIESGOS RELACIONADA CON LOS CONTROLES CONTABLES Y LA TECNOLOGIA PARA UN NEGOCIO INFORMAL EN PARTICULAR. ANTECEDENTES Actividades de los Negocios Informales.- Hemos tomado para nuestro analisis particularmente el negocio de una persona natural, la misma que se encuentra obligada a llevar a llevar contabilidad por la entidad de control y cuya principal actividad; es comisionar sobre las ventas que como resultado de su gestion comercial, recibe de una compañia multinacional de poductos de nutrisión y salud, sin embargo pensamos que los problemas aquí encontrados son una generalidad en los negocios de emprendimientos informales encaminadas a generar ingresos de una actividad especifica, como comisionistas, ventas de bienes o productos de su propio ingenio, servicios de carácter rutinarios, y otras actividades de las que son capaces de producir o generar ventas. Estos emprendedores o administradores de negocios generalmente estan preparadas para la actividad comercial, por lo que enfocan todo su tiempo a esta actividad y descuidan las tareas administrativas y sus controles. 107

109 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A Ambiente de Control Principal Actividad.- Para este negocio el principal objetivo es desarrollar sus estrategias de Marketing y Ventas y delegar a un contador y control financiero administrativo del negocio. Estructura Organizacional.- Su estructura es muy liviana y regularmente estan compuestos de Área de Venta o Comercial; Gerente Propietario, Area Finanzas: Contador, Asistente Administrativo, Asistente de Finanzas y un Asistente Logistica que son quienes ejecutan los procesos objeto del negocio, los cuales se integran de la siguiente manera como se ilustran en el siguiente organigrama: Ilustración 8: Organigrama Funcional Gerente Propietario Contador Asistente Administrativo Elaborado por Dolores Orellana Asistente Finanzas Asistente Logistica UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL 108

110 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES Principales hallazgos Riesgos Controles Propios del negocio. VENTAS / COBRANZA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A Valoración del Riesgo Controles para la gestión de ventas.- Para generar una venta se debe contar con la Autorización del dueño o propietario del negocio, la factura no se genera hasta no contar con esta aprobación. (Generación de Ingreso demorados). Controles de Cobranzas: Las cobranzas son receptadas por el Asistente de Finanzas y se entrega un recibo por el pago, esto sucede cada vez que se acerca un cliente a pagar dicha deuda. (No existe gestión de cobranza). COMPRAS / PAGOS Controles de Compras.- Las compras son realizadas en el momento en que se requiere un bien o servicio, directamente por quien tiene la necesidad urgente. (No existe un presupuesto de compra ni un requerimiento de compras) Control de realización de Pagos.- La cancelación a los proveedores se efectúan de diversas formas, algunas veces en efectivo o tarjeta de crédito y otras en cheques, mayormente se paga en el mismo momento en que se realiza la compra y los pagos están a cargo del Gerente propietario del negocio. (Falta de organización y control). 109

111 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES CUENTAS POR COBRAR O PAGAR UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A Valoración del Riesgo Cuentas por cobrar.- Las cuentas deudoras son generadas generalmente por ventas a crédito, préstamos a empleados y otras veces préstamos al propietario del negocio, normalmente se hace seguimiento a las que se considera de mayor magnitud o interés o significatividad para el negocio. (No existen delineamientos para la gestión de cobro). Cuentas por Pagar.- Las cuentas acreedoras son generadas por obligaciones con la entidad tributaria, prestaciones de empleados, o por gastos que fueron realizadas por el propietario que deben ser reintegrados. (No existe un patrón definido a seguir para la gestión de conciliación y pago de las cuentas). ENTRADAS /SALIDAS/ PRECIOS DEL INVENTARIO La Entradas al inventario.- Son registradas al momento en que se recepta la mercadería en bodegas con la sola guía del transportista o entrega de la mercadería. (No existe un cruce entre la orden compra -factura de compra y el documento de entrega.) La salida del Inventario.- Las salidas son despachadas y facturadas por la misma persona que realiza el documento o salida de bodega. (No se emiten solicitudes de inventario desde el departamento correspondiente). 110

112 PROPUESTA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA NEGOCIOS INFORMALES UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES. PAGINA 1 A Valoración del Riesgo Determinación del precio.- Los cálculos y cambio de precios son realizado de manera manual, por una persona de confianza o familiar del propietario. (No existen seguridades de comprobación de precios). ACTIVOS FIJOS /DEPRECIACIÓN Valoración de Activos.- Las compras de activos son efectuadas directamente por el propietario del negocio en el momento que así lo consideré, no existe un criterio establecido para su registro. (No existe control de capitalización de propiedades o activo). Depreciación.- Normalmente solo se efectúa depreciación por aquellos activos que están más a la vista y no se controla con vida útil. (No existe control para la capitalización de propiedades o activo). 111

113 Actividades de Control Controles existentes que mitigan los riesgos # RIESGO INHERENTE CONTROL EXISTENTE R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 R9 R10 R11 Que se pierda la oportunidad de vender por la demora en el trámite de autorización. Que los cobros no se estén receptando oportunamente y que no todos los deudores estén pagando sus deudas al negocio. Que se compre en exceso, que existan compras ficticias. Que algunos pagos y compras de bienes y servicios no sean identificados y registrados a la contabilidad. Que por falta de una conciliación, la información no sea confiable, generando inconvenientes con entidades de control. Que esté recibiendo menos mercadería o que no esté acorde con el pedido, provocando retrasos y pérdidas. Que los precios en los inventarios no estén acorde a lo originalmente registrado, debido a una manipulación mal intencionada o por error, produciendo pérdidas. Que se efectué compras de activo fijo que no están presupuestada afectando al flujo del negocio. Incapacidad para implementar una tecnología alineada con la necesidad de la organización. Administración de inventario de software y hardware Vulnerabilidad al ataque malicioso. La Venta es Autorizada por el dueño o propietario del negocio. Las cobranzas son receptadas por el Asistente de Finanzas, esto sucede cada vez que se acerca un cliente a pagar dicha deuda. Las compras son realizadas en el momento en que se requiere un bien o servicio, directamente por quien tiene la necesidad urgente. Existen diversas formas de pagos a los acreedores, algunas veces en efectivo o tarjeta de crédito y otras en cheques, y se paga al momento en que se efectúa la compra. Las cuentas por obligaciones con la entidad tributaria, prestaciones de empleados, o por gastos que fueron realizadas por el propietario y que deben ser reintegrados, se registran en cuentas acreedoras. La mercadería se recibe en bodegas con la guía del transportista y no se concilia con una orden de compra. Los cálculos y cambio de precios son realizados de manera manual, por una persona de confianza o familiar del propietario. Los activos son comprados a discreción del propietario y no existe un criterio definido para su registro y depreciación. Estructura limitada en tecnología, procesos mayormente manuales. Planeación de un software y hardware que mantenga los inventarios automatizados Usuarios y claves de las herramientas de obtención de información al alcance de todos. 112

114 Actividades de Control Controles recomendados, para ser aplicados. # RIESGO RESIDUAL CONTROL SUBGERIDO R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 R9 R10 R11 La aprobación del Gerente, puede ser evadida o simplemente no se realiza la venta por falta de autorización. Que los cobros que recibe el Asistente de Finanzas, no estén debidamente registrados en la contabilidad. Las compras no se realicen de acuerdo a las necesidades del negocio, o que simplemente no se reciban los productos o servicios. Que se produzcan fraudes o robos por falta de control Evitar fraudes o robos o simplemente descuadres con la contabilidad. La factura que se emite no sea igual al físico de la mercadería entregada. Que los precios sean manipulados y que se produzcan, pérdidas o fraudes. Que se pague por la compra, pero que el activo no ingrese a la empresa. Que las mejoras no sean implementadas por que los involucrados en el proceso no responden al requerimiento. Información incompleta para la toma de una decisión, provoca errores por parte de la administración Personal mal intencionado o irresponsable no cumplas las reglas de seguridad. Que este control se realice sistemáticamente, de manera que agilice la venta y no permita una facturación sin la debida aprobación. Diligenciar un proceso de cobro y conciliaciones de las cuentas por cobrar a fin de evitar sorpresas en los cobros. La orden de compra debe ser generada y aprobada desde un sistema de compras, con el fin que los precios y cantidades coincidan con la factura del proveedor. Identificar la manera más idónea de pagos, a los proveedores y distintos acreedores y delimitar las formas de pago en efectivo y tarjeta de crédito, estableciendo una política de pago para acreedores. Implementar una política de pagos y un sistema de control de los mismos, de ser posible de manera sistemática e integrada a la contabilidad. Verificar que las entregas estén conforme a las órdenes de compra respectiva. Implementar un mecanismo de control que asegure la idoneidad de los cálculos y cambio de precios. Que se cuente con una orden de compra, un ingreso y se codifiqué el bien, a fin de asegurar la recepción del activo fijo y su buena custodia. Estructurar un plan de continuidad de negocios, que involucre, soluciones tecnológicas, seguridades, pruebas de funcionamiento y seguimientos a cumplimiento de los equipos de trabajo. Planeación estratégica, o plan de continuidad del negocio inventario de soluciones tecnológicas Compra de software de antivirus para que realice automáticamente la limpieza de antivirus 113

115 Matriz de riesgos, con gráfica de evaluación para riesgo inherente 114

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117 Matriz de riesgos, con gráfica de evaluación para riesgo residual 116

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